Inwentaryzacja w firmie – co to jest i kiedy ją przeprowadzać?

Inwentaryzacja w firmie – co to jest i kiedy ją przeprowadzać?
Inwentaryzacja w firmie – co to jest i kiedy ją przeprowadzać?

Inwentaryzacja jest procesem realizowanym w firmie, który pozwala na ustalenie stanu faktycznego niezbędnego w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Takie prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezbędne ze względu na przepisy ustawy o rachunkowości, gdzie wskazane jest, że księgi muszą być prowadzone bezbłędnie oraz rzetelnie. Niezbędne jest zatem weryfikowanie aktywów oraz pasywów.

Na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości inwentaryzacja realizowane jest w formie porównania danych w księgach rachunkowych z dokumentacją, spisu z natury, dokumentów od kontrahentów pozwalających na potwierdzenie stanu aktywów.

Jak często powinna być przeprowadzana inwentaryzacja?

Przeprowadzanie inwentaryzacji powinno odbywać się z określoną częstotliwością. W przypadku składników aktywów inwentaryzacja powinna rozpoczyna się maksymalnie na trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego a kończy się do piętnastego dnia następnego roku. Towary, produkty, półprodukty oraz zapasy materiałów, które podlegają ewidencji ilościowej, wartościowej podlegają inwentaryzacji. Podobnie nieruchomości zaliczane do środków trwałych a także podlegające ewidencji wartościowej zapasy towarów oraz materiałów.

Inwentaryzacja różnych składników majątku

Inwentaryzacja wykonywana jest w przypadku zakończenia działalności. W tym względzie inwentaryzacja winna być dokonana na dzień zakończenia działalności lub ogłoszenia upadłości czy postawienia w firmy w stan likwidacji. Natomiast w działających firmach inwentaryzacja winna być dokonywana raz na cztery lata w przypadku środków trwałych, maszyn, urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Raz na dwa lata winy być inwentaryzowane między innymi materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty, które obejmowane są ewidencją ilościowo-wartościową oraz znajdują się w miejscach składowania, które są strzeżone. Natomiast raz do roku inwentaryzacji powinny podlegać składniki aktywów. Takie składniki aktywów powinny być inwentaryzowane na ostatni dzień roku obrotowego.

Szczegóły dotyczące inwentaryzacji

Warto brać pod uwagę, że realizowanie inwentaryzacji zgodnie z terminami wskazanymi w ustawie o rachunkowości nie zawsze jest optymalne z punktu widzenia biznesowego. Wykonywanie inwentaryzacji raz na cztery lata może być zbyt rzadkie, co między innymi wynika z dużych zmian, które mogą występować na rynku gospodarczym. Wszelkiego rodzaju nowe inwestycje, otwieranie nowych zakładów czy punktów może sprawiać, że warto jest realizować inwentaryzację częściej co pozwala na posiadanie aktualnej informacji o stanie majątku firmy. Pozwala to na zachowanie prawidłowych zapisów w ewidencji.

Przy realizowaniu inwentaryzacji w sklepach czy sieciach sklepów można również decydować się na prowadzenie inwentaryzacji ciągłej. Wówczas można stopniowo wykonywać inwentaryzację w poszczególnych punktach sprzedaży. Wynika to z faktu, że inwentaryzacja może być realizowana w terminach zgodnych z ustalonym rokiem obrotowym, który nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.