Jak efektywniej zarządzać swoim czasem?
Gdy pojawia się znacznie więcej obowiązków niż zwykle, możemy mieć także trudności z zarządzaniem swoim czasem. Nieodebrane wiadomości, odkładnie zadań do wykonania, ciągle dzwoniący telefon, mnóstwo spotkań – to wszystko może przełożyć się na samopoczucie. Jednak możemy tego uniknąć wtedy, gdy dowiemy się, jak efektywnie zarządzać swoim czasem.
Czas możemy tracić na wiele różnych sposobów – możemy podzielić je jednocześnie na czynniki wewnętrzne, które uzależnione są od nas, oraz zewnętrzne, na które nie mamy wpływu. Gdy nie chcemy tracić dużo czasu, wówczas musimy nauczyć się odpowiedniego zarządzania czasem.
Zarządzanie czasem pozwala nam na planowe, systematyczne prowadzenie zadań, co prowadzi do osiągnięcia założonych celów w odpowiednim czasie. Zarządzanie czasem obejmuje odpowiednie wyznaczenie swoich celów, planowanie swoich działań, podejmowanie właściwych decyzji, a także stworzenie właściwego harmonogramu czynności dla realizacji naszych założeń.
Co przeszkadza najczęściej w zarządzaniu czasem?
- branie na swoje barki zbyt wielu zadań naraz
- brak priorytetów dotyczących wykonywania zadań
- brak odpowiedniej organizacji
- odwlekanie zadań i brak zdecydowania
- stres i zmęczenie
- brak asertywności
Znajomość zasad zarządzania czasem pozwala nam na łatwiejsze wykonywanie zadań, zmniejszenie spóźnień, poprawę satysfakcji z pracy, zmniejszenie poziomu stresu. Zarządzania czasem można się nauczyć. W tym celu możemy wykorzystać specjalne publikacje traktujące na temat skutecznego zarządzania czasem, możemy też zapisać się na specjalne szkolenia poświęcone tej kwestii. Poniżej prezentujemy najważniejsze zasady umiejętnego zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie.
Ustalenie celu
Na początku powinniśmy wyznaczyć cel, który chcemy osiągnąć. Cel ten powinien być realistyczny, aby jego osiągniecie było możliwe.
Planowanie
Planowanie pozwala nam na urzeczywistnienie celów. Warto jednocześnie wskazać, że nie powinniśmy planować 100% naszego czasu co do godziny i minuty, ponieważ mogą pojawić się inne zadania, które mogą zaburzyć nasz plan. Zaleca się wobec tego zaplanowanie około 60% posiadanego czasu.
Podjęcie decyzji
Decydujemy o tym, jak mamy wykonać nasze zadanie. Ustalamy swoje priorytety, czyli porządkujemy swoje zadania według ich daty ważności. Pod uwagę możemy wziąć także delegowanie zadań.
Realizacja i organizacja
Po przygotowaniu harmonogramu pracy na bazie poprzednich punktów możemy już przystąpić do realizacji. Musimy jednocześnie pamiętać o naszych okresowych wahaniach formy, swoim własnym stylu pracy.
Kontrola planu
Dzięki kontroli swojej efektywności będziemy mogli określić, czy nasza umiejętność zarządzania czasem jest skuteczna. Wobec tego powinniśmy porównywać efekty naszych zadań z planami. W ten sposób będziemy czuli, że jesteśmy w stanie zapanować nad swoim czasem skutecznie.
Wobec tego dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem będziemy w stanie uzyskać znacznie lepsze wyniki – to inwestycja w umiejętności miękkie, na którą warto się zdecydować.