Biała lista podatników – co to jest?

Biała lista podatników dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów. Biała lista podatników mf to darmowa i ogólnodostępna baza. Warto być świadomym tego, że nie zawiera ona informacji o każdej osobie, która prowadzi działalność gospodarczą, lecz jedynie o tych podmiotach, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT.

Podkreślmy, że biała lista podatników VAT uwzględnia:

• Podatników zarejestrowanych do celów VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych);
• Podatników w stosunku do których Naczelnik Urzędu Skarbowego nie dokonał rejestracji lub którzy zostali wykreśleni z rejestru jako podatnicy VAT;
• Podatników, którzy ponownie zostali wpisani do rejestru.

Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej, a zgromadzone w tym rejestrze dane sięgają aż 5 lat wstecz. To zaś oznacza, że potencjalnego partnera biznesowego możemy zweryfikować licząc od dnia, w którym sprawdzamy bazę do właśnie 5 lat wstecz. Biała lista podatników pozwala nie tylko jak już wspomnieliśmy na zweryfikowanie wiarygodności kontrahenta, lecz również ułatwia dokonywanie przez podatników VAT płatności za towary i usługi.

W białej liście podatników znajdują się dane aktualne na dzień sprawdzania kontrahenta. Korzystając z wykazu podatników VAT mamy możliwość pobrania daty i godziny, w których dokonaliśmy weryfikacji potencjalnego partnera biznesowego. Biała lista podatników zawiera takie informacje jak:

• Nazwa firmy;
• Numer identyfikacji podatkowej, pod warunkiem, że został on nadany;
• Status podmiotu;
• Numer REGON (jeśli został nadany);
• Numer w KRS;
• Adres siedziby przedsiębiorstwa (dotyczy to podmiotu, który nie jest osobą fizyczną);
• Adres, w którym prowadzona jest działalność lub adres zamieszkania (w odniesieniu do osoby fizycznej);
• Dane osób, które reprezentują podmiot widniejący w rejestrze oraz numery ich identyfikacji podatkowej;
• Dane prokurentów a także ich numery identyfikacji podatkowej;
• Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• Podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• Numery rachunków firmowych.

Warto jednak wiedzieć, że nie każdy rachunek znajdziemy w tej bazie. Biała lista podatników zawiera wyłącznie informacje o rachunkach rozliczeniowych (rachunkach firmowych), a także o rachunkach imiennych otwartych w SKOK-ach przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością. Tym samym, biała lista podatników nie uwzględnia m.in. rachunków używanych przez osoby prywatne (ROR).

Biała lista podatników trafiła do przedsiębiorców 1 września 2019 roku. Istotny jest jednak fakt, że od 1 stycznia 2020 roku korzystanie ze wspomnianej listy dla wielu właścicieli firm stało się obowiązkowe. Biała lista podatników to po prostu wykaz podatników VAT i ich rachunków uruchomiona przez Ministerstwo Finansów. Jej celem jest weryfikacja wiarygodności finansowej potencjalnego kontrahenta i jego wypłacalności. Jest to istotne z punktu widzenia późniejszego rozliczenia podatku, gdyż Prawo podatkowe ściśle precyzuje to, kiedy możemy go odliczyć.

Biała lista podatników VAT to nic innego jak wykaz określonych informacji o podmiotach gospodarczych będących płatnikami VAT. Prowadzona jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i jak już wyjaśniliśmy, dostęp do niej jest bezpłatny. Co ważne, baza jest na bieżąco aktualizowana, a podatnicy mogą składać wnioski o sprostowanie lub usunięcie znajdujących się w tym rejestrze danych, jeśli te nie są zgodne ze stanem faktycznym.

Chociaż biała lista podatników VAT obowiązuje już od 1 września 2019 roku, to styczniowa nowelizacja ustawy, przyniosła pewne zmiany w zakresie jej stosowania. Zmiany te dotyczą przede wszystkim kwestii podatkowych, tj. sankcji za dokonanie płatności na kwotę powyżej 15 000 złotych na inny rachunek kontrahenta niż ten widniejący w rejestrze. W przypadku takiej „pomyłki” mogą mieć zastosowanie dwa rodzaje sankcji podatkowych:

• Nabywca nie będzie miał możliwości poniesionego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w ramach podatku dochodowego;
• Nabywca wraz ze sprzedawcą będzie ponosił odpowiedzialność solidarną w ramach podatku VAT.

Na szczęście istnieją pewne sposoby, by wspomnianych, negatywnych konsekwencji uniknąć. Jest to możliwe pod warunkiem:

• Powiadomienia o całej sytuacji Naczelnika Urzędu Skarbowego, właściwego dla wystawcy faktury (należy zrobić to w ciągu trzech dni licząc od daty dokonania przelewu);
• Dokonania płatności za pomocą mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

Wprowadzenie białej listy podatników VAT ułatwi płatność za towary i usługi oraz pozwoli zweryfikować potencjalnych kontrahentów jeszcze zanim nawiążemy z nimi współpracę biznesową. Wykaz ten z pewnością przyda się każdemu, kto prowadzi działalność gospodarczą. Zwłaszcza, że za korzystanie z niego nie zapłacimy nawet złotówki.