Elektroniczne faktury w firmie
Faktury elektronicznie nadal wzbudzają wiele pytań wśród przedsiębiorców. Wielu z nich woli nadal posługiwać się papierowymi dokumentami, które uznawane są również za pewniejsze. Co warto wiedzieć na temat e-faktur?
Faktury elektroniczne, które określane są też jako e-faktury, są bardzo wygodną alternatywą dla dokumentów papierowych. Są łatwiejsze w przechowywaniu, nie zajmują miejsca, również możemy je dodatkowo zabezpieczać przed uszkodzeniem oraz zgubieniem. Ponadto są łatwe w wyszukiwaniu, gdy będziemy potrzebowali znaleźć jedną fakturę wśród tysięcy.
Oprócz zwykłych faktur możemy tworzyć i przesyłać elektronicznie faktury korygujące, duplikaty faktur oraz noty korygujące.
Czym jest faktura elektroniczna?
Nie każda faktura zapisana w postaci cyfrowej jest fakturą elektroniczną, która może pełnić rolę dokumentu księgowego. Jednocześnie faktury utworzone oryginalnie w wersji papierowej mogą być uznane za e-faktury, gdy zostaną zeskanowane.
Ustawa wskazuje, że faktura elektroniczna powinna spełnić trzy główne wymogi, a mianowicie autentyczność, integralność oraz czytelność. Autentyczność oznacza przy tym, że istnieje pewność dotycząca tożsamości wystawcy faktury elektronicznej. Integralność z kolei, że nie możemy zmienić jej danych.
Na fakturze elektronicznej powinny znaleźć się te same dane, które znajdują się na zwykłej fakturze. E-faktury możemy wystawiać również w innych walutach niż złoty. Faktura może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie, ale najczęściej jest to format PDF.
Jak wystawić fakturę elektroniczną?
Aby móc wystawić i przesłać odbiorcy fakturę elektroniczną, potrzebujemy jego zgody. Przepisy nie wskazują jednak konkretnie, jaka metoda ma posłużyć do akceptacji zgody. Zwykle jest ona już zawarta w podpisywanej umowie. Jeżeli druga strona nie wyrazi zgody na otrzymanie e-faktury, wówczas musimy wystawić ją tradycyjnie.
Do wystawienia faktury elektronicznej możemy wykorzystać specjalne aplikacje on-line, które pozwalają na szybkie i wygodne przygotowanie estetycznie wyglądającego dokumentu. Możemy również posłużyć się wzorami e-faktur z możliwością uzupełniania ich pól.
Za moment wystawienia faktury elektronicznej uznaje się moment jej wygenerowania w takiej formie, która będzie przekazana do odbiorcy. Za moment odbioru uznaje się z kolei wpłynięcie e-faktury na serwer pocztowy odbiorcy.
Przechowywanie faktur elektronicznych
Przechowywanie e-faktur jest znacznie łatwiejsze niż faktur papierowych. Oczywiście, nie oznacza to, że mogą być one przechowywane w nieładzie czy bez odpowiedniego zabezpieczenia. Zasadniczo w przepisach nie znajdziemy dokładnych wskazań, jak powinniśmy archiwizować faktury elektroniczne.
Faktury powinniśmy wobec tego archiwizować w katalogach odpowiadających okresom rozliczeniowym. Najlepiej, aby dla każdej faktury zrobić kopię i przechowywać ją w innym miejscu niż dysk komputera, na przykład w chmurze – serwisach do archiwizacji on-line.
Zarówno faktury papierowe, jak i e-faktury powinniśmy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a mianowicie w terminie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.