Co możemy wliczyć w koszty?
Gdy zamierzamy założyć jednoosobową działalność gospodarczą albo małą firmę zatrudniającą pracowników, na pewno prędzej czy później spotkamy się z terminem „wrzucenia czegoś w koszty firmowe”. Na czym to dokładnie polega? Co możemy wrzucić w koszty?
Jedną z wielu zalet prowadzenia własnej działalności gospodarczej jest możliwość rozliczania ponoszonych wydatków. Kosztami firmowymi nazywamy w tym kontekście wydatki, które służą nam do uzyskania przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodu. Wobec tego koszty te mogą być związane tylko z prowadzoną działalnością.
Jednocześnie przepisy nie precyzują wszystkich możliwych do poniesienia kosztów firmowych – nie ma jednolitego katalogu tych wydatków. Wobec tego to, co jest dla jednej firmy kosztem firmowym, dla innej nie musi nim być. W ustawie znajdziemy jednak wyjątki, co kosztem nie może być, na przykład zalicza się do nich koszty reprezentacji.
Dlaczego warto odliczać koszty firmowe?
Sam sposób odliczania kosztów firmowych jest zależny od tego, jak rozliczamy podatek dochodowy. Gdy zdecydujemy się na zasady ogólne albo na podatek liniowy, wtedy możemy rozliczać rzeczywiście ponoszone koszty dotyczące prowadzenia działalności.
Im wyższe koszty firmowe będziemy ponosić, tym mniejszy podatek będziemy płacić. Wobec tego przedsiębiorcy opłaca się mieć duże koszty. Musimy jednocześnie pamiętać o tym, że do zliczenia konkretnych wydatków do kosztów firmowych musimy posiadać dokument potwierdzający jego zakup, na przykład fakturę czy rachunek.
Co możemy zaliczyć do kosztów firmowych?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, w przypadku kosztów firmowych nie ma jednolitego katalogu, co może być do nich zaliczone. Przedsiębiorcy jednak często odliczają poszczególne grupy wydatków. Prezentujemy je poniżej.
- koszty transportowe, na przykład wydatki na samochód firmowy, motor, rower, taksówki, bilety komunikacji miejskiej
- wydatki na edukację, na przykład na szkolenia, studia podyplomowe, książki, kursy różnego rodzaju
- zakup oprogramowania do firmy, na przykład programów księgowych, do obróbki grafiki dla grafika
- dostęp do usług internetowych, na przykład do przechowywania ważnych danych firmowych, dzielenia się danymi
- sprzęt elektroniczny potrzebny w firmie jak komputery, smartfony, tablety, drukarki, kserokopiarki, skanery, aparaty fotograficzne
- urządzenia i maszyny używane w firmie
- opłaty za wynajęcie biura, w tym opłaty za media, internet, a także opłaty za wynajęcie biurka w przypadku coworkingu i część czynszu za mieszkanie, w którym zarejestrowana jest działalność gospodarcza
- meble i akcesoria biurowe, na przykład biurka, szafki, regały, krzesła, lampki biurkowe i inne
- materiały biurowe jak tonery, tusze, długopisy, papiery
- środki czystości używane w biurze
- koszty prowadzenia konta firmowego i korzystania z karty płatniczej
- koszty kredytów i pożyczek dla firmy
- księgowość jak współpraca z biurem księgowym czy korzystanie z księgowości internetowej
- czynności marketingowe, na przykład założenie strony internetowej i jej prowadzenie, reklamy w internecie oraz w innych mediach
- przesyłki i usługi kurierskie