Co to jest refakturowanie?

Co to jest refakturowanie?
Co to jest refakturowanie?

Wprawdzie w przepisach podatkowych nie znajdziemy pojęcia refakturowania, ale jest ono często używane w biznesie. Czym dokładnie jest refakturowanie oraz jakie ma zastosowanie?

Refakturowaniem nazywamy przeniesienie kosztów na inny podmiot, który z konkretnej usługi korzysta faktycznie. Z taką sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy podatnik działa w swoim imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej. Wtedy kosztami usług ostatecznie obciążany jest podmiot, który z usługi korzysta – osoba trzecia.

Generalnie refakturowanie odnosi się do usług, ale warto wskazać, że również może być ono związane z odsprzedażą towaru.

Przykład refakturowania

W wielu przypadkach refakturowanie jest bardzo pomocne w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Bardzo dobrym przykładem jest tutaj najem nieruchomości oraz podpisanie umów na dostawę mediów, z których korzystają mieszkańcy. Dzięki refakturowaniu zapobiegamy przypadkom, gdy przy zmianie najemcy będziemy musieli przez cały czas zmieniać umowę na media. Refakturowanie może być też używane w przypadku usług pocztowych, sportowych, edukacyjnych.

Przykładowo refakturowanie może dotyczyć zakupu energii elektrycznej. Umowa podpisywana jest wówczas na właściciela nieruchomości, ale jest refakturowana, aby płacił ją właściwy użytkownik nieruchomości.

Czy refakturowanie może wiązać się z marżą?

W przypadku refakturowania pośrednik może wystawić osobie trzeciej – klientowi fakturę, ale musi znajdować się na niej kwota taka, jak na fakturze pierwotnej. Refaktura powinna być wystawiona w terminie 7 dni od daty faktycznej dostawy usług. Może być wystawiona za pośrednictwem różnych programów do fakturowania.

Nie ma wobec tego możliwości naliczania przez pośrednika marży za pośredniczenie pomiędzy dostawcą danej usługi a jej odbiorcą.

Jak rozliczać refakturowanie?

Jednym z problemów dla przedsiębiorstw jest podatek związany z refakturowaniem. Kiedy powstaje wtedy obowiązek podatkowy? Przepisy prawa dokładnie tego nie wskazują. W większości interpretacji znajdują się informacje, że moment ten to data zakończenia świadczenia usługi albo daty płatności za refakturowane usługi dla mediów.

Najczęściej obowiązek podatkowy powstaje z momentem wykonania danej usługi, a gdy sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, jest to moment wystawienia dokumentu, ale nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowanego usługę.

Rozliczanie przychodów i kosztów z refaktury

Rozliczanie przychodów oraz kosztów wynikających z refaktury jest także problematyczne, gdyż przepisy dokładnie nie precyzują, kiedy i jak powinno się to robić. Rozliczanie przychodu powinno odbywać się co najmniej raz do roku, gdy strony zawarły porozumienie, że usługa jest rozliczana w danych okresach rozliczeniowych. Wówczas data powstania przychodu stanowi ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Z kolei wtedy, gdy chodzi o koszy z refakturowania, są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Najczęściej możemy spotkać się z interpretacjami, że koszty podlegające refakturowaniu nie są kosztami związanymi bezpośrednio z przychodami.

Wobec tego często zaleca się, aby wystąpić o indywidualną interpretację podatkową, ponieważ różne urzędy inaczej podchodzą do refakturowania.