Co to jest refakturowanie?

Refakturowaniem nazywamy przeniesienie kosztów na inny podmiot, który z konkretnej usługi korzysta faktycznie. Z taką sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy podatnik działa w swoim imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej. Wtedy kosztami usług ostatecznie obciążany jest podmiot, który z usługi korzysta – osoba trzecia.

Generalnie refakturowanie odnosi się do usług, ale warto wskazać, że również może być ono związane z odsprzedażą towaru.

W wielu przypadkach refakturowanie jest bardzo pomocne w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Bardzo dobrym przykładem jest tutaj najem nieruchomości oraz podpisanie umów na dostawę mediów, z których korzystają mieszkańcy. Dzięki refakturowaniu zapobiegamy przypadkom, gdy przy zmianie najemcy będziemy musieli przez cały czas zmieniać umowę na media. Refakturowanie może być też używane w przypadku usług pocztowych, sportowych, edukacyjnych.

Przykładowo refakturowanie może dotyczyć zakupu energii elektrycznej. Umowa podpisywana jest wówczas na właściciela nieruchomości, ale jest refakturowana, aby płacił ją właściwy użytkownik nieruchomości.

W przypadku refakturowania pośrednik może wystawić osobie trzeciej – klientowi fakturę, ale musi znajdować się na niej kwota taka, jak na fakturze pierwotnej. Refaktura powinna być wystawiona w terminie 7 dni od daty faktycznej dostawy usług. Może być wystawiona za pośrednictwem różnych programów do fakturowania.

Nie ma wobec tego możliwości naliczania przez pośrednika marży za pośredniczenie pomiędzy dostawcą danej usługi a jej odbiorcą.

Jednym z problemów dla przedsiębiorstw jest podatek związany z refakturowaniem. Kiedy powstaje wtedy obowiązek podatkowy? Przepisy prawa dokładnie tego nie wskazują. W większości interpretacji znajdują się informacje, że moment ten to data zakończenia świadczenia usługi albo daty płatności za refakturowane usługi dla mediów.

Najczęściej obowiązek podatkowy powstaje z momentem wykonania danej usługi, a gdy sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, jest to moment wystawienia dokumentu, ale nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowanego usługę.

Rozliczanie przychodów oraz kosztów wynikających z refaktury jest także problematyczne, gdyż przepisy dokładnie nie precyzują, kiedy i jak powinno się to robić. Rozliczanie przychodu powinno odbywać się co najmniej raz do roku, gdy strony zawarły porozumienie, że usługa jest rozliczana w danych okresach rozliczeniowych. Wówczas data powstania przychodu stanowi ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Z kolei wtedy, gdy chodzi o koszy z refakturowania, są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Najczęściej możemy spotkać się z interpretacjami, że koszty podlegające refakturowaniu nie są kosztami związanymi bezpośrednio z przychodami.

Wobec tego często zaleca się, aby wystąpić o indywidualną interpretację podatkową, ponieważ różne urzędy inaczej podchodzą do refakturowania.