Faktura korygująca – wzór z omówieniem

Faktura korygująca a nota korygująca – jakie są podstawowe różnice między tymi dwoma dokumentami? Przede wszystkim fakturę wystawia sprzedawca w przypadkach zdefiniowanych w Ustawie o VAT, a konkretnie w art.106j ust.1. Z kolei notę korygującą wystawia nabywca, gdy błędy w fakturze bazowej lub korygującej dotyczą innych elementów.

Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę wtedy, kiedy po wystawieniu dokumentu pierwotnego zaszły wydarzenia ujęte w art.106j ust.1 Ustawy o VAT. Są to:

• rabat, którego sprzedawca udzielił nabywcy za wcześniejszą zapłatę,
• upusty lub obniżki cen, które nastąpiły po finalizacji transakcji,
• zwrot towarów lub opakowań,
• zwrot całości lub części zapłaty, dokonanej przez kupującego,
• podwyższenie ceny towaru,
• błąd w fakturze w jakiejkolwiek pozycji, która się na niej znajduje.

• nazwę dokumentu: faktura korygująca lub korekta do faktury,
• numer i datę wystawienia,
• dane z faktury pierwotnej, które poprawia faktura korygująca (np. cenę produktów, która uległa zmianie),
• powód wystawienia korekty,
• wartość korekty podstawy opodatkowania lub podatku,
• prawidłowy zapis pozycji, jeśli nie dotyczą one podstawy opodatkowania ani kwoty podatku.

Zastanawiasz się nad tym, jak poprawnie wystawić taki dokument, jak faktura korygująca? Poniższy wzór powinien Ci w tym pomóc.

Źródło: druki.gofin.pl

• dane wystawcy (wraz z numerem NIP),
• dane kupującego (wraz z numerem NIP),
• sposób płatności (gotówka czy przelew),
• termin płatności (wraz z nazwą banku i numerem rachunku odbiorcy),
• dane dotyczące produktu lub usługi: nazwa, ilość, cena jednostkowa i wartość bez podatku, stawkę i kwotę podatku oraz wartość usługi wraz z podatkiem.

W tabelce poniżej musimy również zsumować, ile wynosi należność podatku VAT według danych stawek, czyli 0%, 5%, 8% i 23%. „Zw” oznacza produkty lub usługi zwolnione z opodatkowania.

W dolnej części dokumentu wpisujesz przyczynę korekty (np. rabat za produkt X wynikający z wcześniejszej zapłaty przez nabywcę), kwotę zmiany podstawy opodatkowania, czyli w naszym przypadku obniżonej ceny produktu oraz kwotę podatku należnego do zapłaty. Następnie sprawdzamy, w jaki sposób podatek zmienił się, porównując do stanu, wynikającego z faktury pierwotnej i w ostatniej pozycji „kwota dopłaty/zwrotu” wpisujemy daną sumę.

Musisz również pamiętać, że gdy faktura korygująca zmniejsza podstawę do opodatkowania, to musisz mieć potwierdzenie jej odbioru od nabywcy. W razie kontroli z urzędu skarbowego musisz przedstawić:

• e-mail lub fax od nabywcy, gdzie potwierdza on odbiór faktury,
• odręcznie podpisaną fakturę korygującą,
• pisemne potwierdzenie odbioru,
• potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez kupca.

Warto więc kilka dni po przesłaniu faktury korygującej, wyegzekwować od adresata tego typu potwierdzenie i przechowywać je razem z fakturą pierwotną. Wtedy będzie Ci łatwiej odnaleźć taki dokument.

A co zrobić, gdy korekta będzie dotyczyła podwyższenia podstawy opodatkowania? Tego przepisy Ustawy o VAT nie precyzują, ale praktyka gospodarcza pokazuje, że przedsiębiorcy najczęściej uwzględniają ją w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, ale nie czekają na potwierdzenie.

Nota korygująca to również dokument, za pomocą którego można wprowadzić poprawki do wystawionej i wprowadzonej do obiegu faktury. Kto wystawia notę korygującą? Wystawia ją nabywca towaru lub usługi, której dotyczyła faktura pierwotna.

Nota korygująca do faktury jest potrzebna w przypadkach, gdy błędnym zapisem są opatrzone następujące pozycje:

• data wystawienia dokumentu,
• nazwa towaru albo usługi, której dotyczy faktura,
• numerów NIP sprzedawcy albo nabywcy,
• nazwa lub adres stron transakcji,
• data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zapłaty.

Jeśli sprzedawca pomyli się w Twoim numerze NIP, zrobi literówkę w nazwie firmy albo wpisze błędną datę, to nawet takie drobne błędy musisz sprostować w formie noty korygującej.

Jak powinieneś wystawić taki dokument, jak nota korygująca? Wzór jest o wiele mniej skomplikowany niż faktura korygująca. Zamieszczamy go poniżej.

• jej numeru,
• miejscowości i daty wystawienia,
• danych swojej firmy (nazwa, adres i NIP) oraz danych przedsiębiorstwa sprzedawcy,
• numeru faktury lub faktury korygującej (do niej również możesz wystawić notę),
• daty wystawienia faktury, której dotyczy poprawka,
• daty dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (wypełniasz to wtedy, gdy ta data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury).

Bardzo ważnymi polami są pola tekstowe, czyli treść korygowana i treść prawidłowa. Przykładowo, sprzedawca pomylił się w adresie Twojej firmy. Wtedy w treści korygowanej wpisujesz korygowany zapis, czyli Przedsiębiorstwo XYZ, ul. Kwiatowa 2, 54-151 Wrocław. Natomiast treść prawidłowa powinna zawierać adres zgodny z prawdą, czyli np. Przedsiębiorstwo XYZ, ul. Fiołkowa 4, 54-151 Wrocław.

Notę opatrujesz podpisem osoby z Twojej firmy uprawionej do jej wystawienia (np. Ty jako właściciel albo księgowa). Po przesłaniu korekty, adresat, czyli sprzedawca musi ją pokwitować, czyli swoim podpisem poświadczyć, że zgadza się z tym, co zostało napisane w nocie korygującej do faktury.