Jak archiwizować ważne dokumenty w firmie?

Jak archiwizować ważne dokumenty w firmie?
Jak archiwizować ważne dokumenty w firmie?

Każda firma musi przechowywać kluczowe dokumenty przez określony czas. Zarządzanie dokumentami takimi jak dowody księgowe, księgi podatkowe, dokumenty kadrowo-płacowe jest ważne zarówno w dużej, jak i mniejszej firmie. O czym powinniśmy pamiętać podczas archiwizacji ważnych dokumentów w firmie?

Przechowywanie dokumentów firmowych powinno odbywać się zgodnie z regulacjami prawnymi. Prawidłowe archiwizowanie takich danych pozwala na uzyskanie ich bezpieczeństwa oraz pełnej kontroli nad ich wykorzystaniem. Także ważne jest takie ich uporządkowanie, aby nie zajmowały dużej ilości miejsca w biurze.

Warto przy tym wskazać, że dokumenty możemy przechowywać zarówno we własnym biurze, jak i również możemy przekazywać je do naszego biura księgowego. Także istnieje możliwość skorzystania z usług firm zajmujących się profesjonalną archiwizacją dokumentów.

Kwalifikacja dokumentów do odpowiedniej kategorii

Zgodnie z aktualnymi przepisami dokumenty oficjalne dzielimy na dwie podstawowe kategorie, a mianowicie na archiwalia oraz na dokumenty niearchiwalne.

Materiały archiwalne, czyli archiwalia lub dokumenty kategorii A muszą być przechowywane wieczyście. Są to dokumenty, które nie powinny być nigdy zniszczone ze względu na swoją ważność i wartość. Zaliczają się do nich między innymi akta sądowe, dokumenty potwierdzające własność, ważna dokumentacja techniczna.

Z kolei dokumentacja niearchiwalna, która zaliczana jest do kategorii B, może być zniszczona po określonym czasie. Zaliczają się do niej między innymi dowody księgowe takie jak faktury, dokumentacja pracownicza.

Przechowywanie dokumentów

Dokumenty firmowe powinniśmy przechowywać w odpowiednim porządku, dobrze zabezpieczone przed zniszczeniem oraz przed dostępem przez niepowołane osoby, które nie mogą z nich korzystać.

Gdy chcemy zdecydować się na przechowywanie dokumentów samodzielnie, wówczas powinniśmy zebrać odpowiednie akcesoria papiernicze, które nam w tym pomogą. Niezbędne będą między innymi segregatory, koszulki foliowe, pudełka.

Dokumenty powinny być poszeregowane chronologicznie, umieszczone w segregatorach lub w pudełkach odpowiadających latom podatkowym. Wszystkie pudełka i segregatory powinniśmy również odpowiednio opisać i także poszeregować chronologicznie albo alfabetycznie.

Wtedy, gdy chcemy przechowywać dokumenty takie jak paragony czy wydruki z karty fiskalnej, powinniśmy zawsze je skserować albo zeskanować, ponieważ z czasem mogą stać się one nieczytelne.

Główne zasady przechowywania dokumentów:

zasada grupowania dokumentów do akt – powinny być odpowiednio grupowane, na przykład na podstawie tematu

zasada kompletowania dokumentów w aktach – powinny być ułożone chronologicznie

zasada łatwego wyszukiwania dokumentów – powinny być łatwo oznaczone, aby można było je łatwo wyszukać, gdy będzie to potrzebne

zasada przechowywania dokumentów – powinny być one przechowywane w odpowiednim, bezpiecznym miejscu

zasada indywidualnej odpowiedzialności – każdy pracownik odpowiada za dokumenty, które powstają w związku z prowadzonymi przez niego czynnościami