Jak komunikować się z klientem pisemnie ?

Komunikowanie się z klientem może być nie lada wyzwaniem dla młodego przedsiębiorcy. Chociaż może wydawać się proste, to jednak czeka na nas wiele pułapek. Skupmy się tutaj przede wszystkim na prowadzeniu korespondencji – komunikacji zarówno odbywającej się listownie, jak i e-mailowo. O czym musimy wtedy pamiętać?

Dzisiaj bardzo dużo firm kontaktuje się z klientem przez wiadomości e-mailowe. To właśnie w taki sposób możemy szybko przekazać klientowi potrzebne informacje i uzyskać odpowiedzi. Wiele firm również wykorzystuję tradycyjne metody kontaktu, czyli listy.

W korespondencji mailowej czy pocztowej z klientami powinniśmy pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim nasz przekaz powinien być fachowy, zwięzły oraz uprzejmy, powinien także tyczyć się tematu, który poruszamy. W tym celu powinniśmy pamiętać również o kilku ważnych zwrotach – o tym, jak ich używać, a czego unikać.

Przywitanie

Obecnie często spotykamy się z formą „Witam” na początku korespondencji e-mailowej, a nierzadko także w rozmowach telefonicznych. Powinniśmy jednak pamiętać o tym, że taka forma nie jest rekomendowana przez językoznawców. Zalecają oni stosowanie zwrotów typu „Szanowny Panie” czy „Szanowna Pani” albo w celu przywitania „Dzień dobry”. W stosunku do osób, które znamy, możemy zastosować też bardziej spersonalizowaną formę, na przykład „Panie Marcinie”.

Pożegnanie

O zasadach uprzejmości i stosowności powinniśmy pamiętać również wtedy, gdy kończymy komunikację. Wówczas powinniśmy wykorzystać takie formy jak „Pozdrawiam” albo „Z pozdrowieniami”. Gdy chodzi o bardziej formalne kontakty, możemy zastosować formułę „Z wyrazami szacunku”.

Załączniki

W komunikacji mailowej do wiadomości często dołącza się różnego rodzaju załączniki, na przykład faktury elektroniczne, projekty, grafiki. W takim przypadku powinniśmy pamiętać o tym, żeby w wiadomości napisać, że załączyliśmy określone pliki. Gdy wysyłamy tylko załącznik, także napiszmy o tym w wiadomości.

Jednak obecnie coraz częściej zamiast załączników w wiadomości e-mail wysyła się linki do załączników – dotyczy to głównie dużych plików. Także to wygodne wtedy, gdy wysyłamy i odbieramy wiadomości na smartfonie.

Adres e-mailowy

Nie zapominajmy też o jeszcze jednej ważnej sprawie, a mianowicie o tym, z jakiego adresu e-mailowego wysyłamy wiadomości. Najbardziej profesjonalne jest założenie skrzynki pocztowej z domeną naszej strony WWW. Jeżeli jednak nie mamy takiej możliwości, wtedy załóżmy e-mail firmowy w popularnym serwisie, na przykład Gmail.

Odpowiadanie na zaległe wiadomości

Gdy otrzymujemy wiadomości e-mailowe, ale nie możemy odpowiedzieć na nie szybko, wtedy powinniśmy przeprosić nadawcę. Najlepiej w tym celu wykorzystać formułkę „Przepraszam, że odpowiadam tak późno…”. Zawsze jednak powinniśmy regularnie przeglądać skrzynkę odbiorczą i odpowiadać na wszystkie wiadomości tak szybko, jak to możliwe. Klienci nie lubią zbyt długo czekać na odpowiedzi!

Mamy nadzieję, że nasze porady pomogą ci w poprawie jakości obsługi klienta przez wiadomości e-mail oraz listy. Warto o nich pamiętać!