Księga Przychodów i Rozchodów – kto musi ją prowadzić?

Dokument ten jest tak naprawdę prosty w uzupełnianiu, a daje przedsiębiorcy dokładny wgląd w finanse jego firmy. W Księdze Przychodów i Rozchodów zamieszcza się co do zasady wszystkie operacje gospodarcze. Należą do nich koszty oraz przychody, powstałe zarówno w ciągu miesiąca jak i w skali całego roku podatkowego. KPiR służy też do ustalania dochodu firmy.

Polskie prawo pozwala, aby książka przychodów i rozchodów była prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W zależności od preferencji przedsiębiorcy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w KPiR może dokonywać on sam lub pracownik biura księgowego.

• Pierwsza kolumna od lewej strony oznaczana symbolem Lp. to tak zwana liczba porządkowa. Wpisuje się do niej po kolei numery wszystkich zawartych transakcji. Musi zostać zachowana ciągłość zapisu.
• Druga kolumna zawiera datę zdarzenia gospodarczego.
• W trzeciej kolumnie znajduje się numer dowodu, czyli oznaczenie wystawionej (bądź otrzymanej) faktury.
• W czwartej i piątej kolumnie zapisuje się odpowiednio nazwę kontrahenta oraz adres jego firmy.
• Szósta kolumna powinna zawierać opis zdarzenia gospodarczego, czyli rodzaj transakcji.
• W pozycji siódmej zapisuje się kwotę przychodu wynikającą ze sprzedaży towaru lub usługi. Należy pamiętać, że w tym miejscu zapisywana jest kwota netto lub brutto (w zależności od tego, jakim płatnikiem VAT jest podmiot gospodarczy).
• Pozycja ósma poświęcona jest innym przychodom, które nie zostały sklasyfikowane w pozycji 7.
• Dziewiąta kolumna to suma pozycji 7 i 8.
• Dziesiąta kolumna od lewej strony poświęcona jest wartości zakupionych materiałów lub towarów.
• W pozycji jedenastej zamieszcza się tak zwane koszty uboczne, do których zalicza się koszt transportu, załadunku wraz z wyładunkiem oraz ubezpieczeń transportowanego towaru.
• Dwunasta kolumna poświęcona jest wynagrodzeniom dla pracowników. Zamieszczane są w niej kwoty brutto.
• Do „13” wpisuje się pozostałe koszty związane z prowadzeniem firmy. Mogą tutaj trafić opłaty za czynsz siedziby firmy, opłaty za telefon i internet, koszty związane z eksploatacją samochodu, środki BHP oraz wiele innych pozycji.
• Pozycja „14” to suma kolumn 12 i 13.
• Kolumna piętnasta powinna pozostać wolna. Służy ona do notowania transakcji, które nie klasyfikują się we wcześniejszych kolumnach.
• Kolumna szesnasta poświęcona jest działalności badawczo-rozwojowej. W przypadku ich wystąpienia wpisuje się ich wartość oraz dokładnie opisuje powstały w ich wyniku koszt.
• Ostatnia pozycja o numerze „17” tytułowana zazwyczaj jako „Uwagi” i pozwala na dodanie dodatkowego opisu do konkretnego zdarzenia gospodarczego.

Wzór tego dokumentu jest uniwersalny, dlatego sporządzając go nie musimy trzymać się żadnych, szczegółowych wytycznych (poza tymi opisanymi powyżej).

Aby prawidłowo ewidencjonować firmowe transakcje, niezbędne jest kierowanie się kilkoma podstawowymi zasadami dotyczącymi KPiR.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest stosunkowo prosta w prowadzeniu – musimy pamiętać, aby każda firmowa transakcja miała swoje odzwierciedlenie w tym dokumencie oraz by była zachowana ciągłość transakcji. Ważne jest też, aby przedsiębiorca przechowywał wszystkie dowody, na których podstawie zamieszczono wpisy w dokumencie.

Najważniejszą zasadą prowadzenia KPiR jest rzetelność. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. przeczytamy, że:

§10. 1. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. 2. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. 3. Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty

Wszystkie dane zawarte w dokumencie muszą być prawdziwe i odpowiednio udokumentowane. W przypadku pomyłki niezbędne jest jej należyte skorygowanie. Ustawa dopuszcza pomyłkę o maksymalnie 0,5%.

W przypadku zdarzeń losowych możliwe jest też popełnienie nieumyślnego błędu. Natomiast, jeśli przedsiębiorca błąd taki odnajdzie, to powinien go jak najszybciej naprawić, powiadamiając Urząd Skarbowy.

KPiR niesie ze sobą obowiązek wybrania formy opodatkowania. Przedsiębiorca może zdecydować się na tak zwane zasady ogólne, czyli podatek progresywny (zwany potocznie skalą) lub skorzystać z podatku liniowego. Oba powyższe rozwiązania mają swoje wady i zalety. Księga przychodów i rozchodów zakładana jest na okres jednego roku i to właśnie ona stanowi podstawę do rozliczania wysokości podatku dochodowego. Stara księga prowadzona jest do dnia 31 grudnia, a nową księgę zakłada się wraz z dniem 1 stycznia roku następnego.

Każdy dokument księgowy potwierdzający dane zdarzenie gospodarcze musi znaleźć się w KPiR. Przychody ujmowane są w księdze przychodów i rozchodów na pozycjach „7” oraz „8”, a ich suma musi znaleźć na pozycji „9”. Koszty zapisuje się w kolumnach „10” oraz „11”, a pensje wypłacane pracownikom ujmowane są na pozycji „12”. Kolumna „13” została przeznaczona na pozostałe wydatki związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Pozycje „12” oraz „13” sumuje się w kolumnie „14”. W przypadku wystąpienia niestandardowych zdarzeń zamieszcza się je na pozycji „15” wraz z dokładnym ich opisem w polu „17”.

Przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie własnej działalności na zasadach ogólnych jest zobowiązany do prowadzenia KPiR. Wybór tej formy opodatkowania wiąże się ze zjawiskiem skali podatkowej.

Działa to w ten sposób, że dopóki przedsiębiorstwo nie osiągnie w skali roku dochodu większego niż 85 528 złotych, to od tej kwoty zapłaci 17% podatku dochodowego. Przekroczenie tego poziomu będzie wiązać się z opodatkowaniem w wysokości 32%. Należy jednak pamiętać, że stawką 32% zostanie opodatkowany tylko dochód, który przekroczył pierwszy próg. W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorstwo wygeneruje w skali roku dochód w wysokości 100 000 złotych to 85 528 złotych będzie opodatkowane stawką 17%, a 32% podatek zostanie nałożony tylko na pozostałe 14 472 złote.