Księgowość on-line – samemu czy z biurem rachunkowym?
Prowadzenie spraw księgowych w firmie wcale nie musi być bardzo skomplikowane. Obecnie w tym celu można wykorzystać także rozwiązania dostępne on-line. Co warto wiedzieć o księgowości przez internet i jak można ją realizować?
Najwięcej przedsiębiorców decyduje się na rozliczanie swoich podatków w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów. Jej prowadzenie jest bardziej złożone niż w przypadku rozliczeń kartą podatkową czy też ryczałtem ewidencjonowanym, niemniej jednak niesie ze sobą dodatkowe korzyści, na przykład możliwość wspólnego rozliczania się z małżonkiem, korzystania z dodatkowych ulg i odliczeń.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być prowadzona również on-line. W tym przypadku przedsiębiorcy mają do dyspozycji dwa rozwiązania:
- programy on-line przeznaczone do samodzielnego rozliczania
- biura księgowe działające przez internet
Każda z tych opcji ma swoje plusy i minusy, dlatego warto rozważyć je przed zdecydowaniem się na konkretną ofertę.
Programy on-line do księgowości
Są dostępne w szerokiej gamie – w odróżnieniu od zwykłego oprogramowania do instalacji na komputerze do tych programów dostęp uzyskujemy przez internet, głównie w przeglądarce internetowe. Nie wymagają zatem instalacji, nie trzeba ich aktualizować i obawiać się, że nie będą aktualne.
Programy te znajdują się na zewnętrznych serwerach, co jednak oznacza, że musimy mieć stały dostęp do internetu, aby z nich korzystać. Jest to ich główny minus, niemniej jednak obecnie, gdy do sieci możemy podłączyć się na różne sposoby, nie stanowi to tak dużej przeszkody.
Większość programów on-line do księgowości jest bardzo prosta w obsłudze. Zawierają szereg różnych podpowiedzi, samouczków, a niektóre nawet pozwalają na skontaktowanie się z księgowymi w razie wątpliwości. Dzięki temu nawet początkujący przedsiębiorca nie powinien mieć dużych trudności z ich obsługą.
Rozliczanie z korzystania z oprogramowania tego typu polega głównie na płatności abonamentu – możemy wykupić go na miesiąc albo na cały rok z góry. Wykupienie abonamentu na dłuższy okres pozwala także na uzyskanie mniejszych kosztów.
Wiele z takich programów posiada darmowe wersje demonstracyjne, dlatego przez pierwszych kilka tygodni możemy korzystać z nich za darmo, aby sprawdzić ich funkcjonalność.
Biura księgowe on-line
Druga opcja to biura księgowe prowadzone przez internet. Taką ofertę ma coraz więcej stacjonarnych biur księgowych – to bardzo wygodne rozwiązanie, biorąc pod uwagę fakt, że przedsiębiorca nie musi wtedy za każdym razem udawać się do księgowej, aby załatwić formalności.
Dokumenty przekazywane są wtedy albo pocztowo, albo z wykorzystaniem internetu po ich zeskanowaniu. Księgowy zajmuje się wtedy prowadzeniem księgi dla przedsiębiorcy, a ten może mieć też dostęp do niej on-line, aby stale móc kontrolować jej zapisy. W razie potrzeby można też liczyć na pomoc, gdy pojawią się jakieś wątpliwości związane z rachunkami.
Zatem to wygodniejsze rozwiązanie, gdyż przedsiębiorca nie wypełnia wtedy dokumentów samodzielnie, ale jest też związane z wyższym kosztem.