Przechowywanie dokumentów księgowych
Jednym z ważnych obowiązków każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów firmowych. Zaliczają się do nich również dokumenty księgowe, które są świadectwem prowadzonych przez firmę transakcji. Gdzie i na jak długo powinniśmy przechowywać tego rodzaju dokumenty?
Gdy zakładamy firmę, musimy pamiętać o tym, że spadają na nas również dodatkowe formalności. Zalicza się do nich konieczność przechowywania dokumentów księgowych. Obowiązek ten wynika z Ordynacji podatkowej.
Do dokumentów księgowych wymagających przechowywania zaliczają się:
- księga przychodów i rozchodów – w przypadku przedsiębiorstw opodatkowanych na zasadach ogólnych albo podatkiem liniowym
- księga rachunkowa – w przypadku przedsiębiorstw korzystających z pełnej księgowości
- ewidencja przychodów – dla przedsiębiorstw opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
- dowody księgowe – faktury, faktury korygujące, noty korygujące, dowody wewnętrzne, noty księgowe i inne
- rejestry VAT
- ewidencje środków trwałych
- ewidencje wyposażenia
- ewidencje przebiegu pojazdu – tak zwana kilometrówka
- dokumenty inwentaryzacyjne – przykładowo spisy z natury
Przedsiębiorcy nie mają teraz obowiązku przechowywania deklaracji VAT z UPO – Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ale dla pewności warto je zachować. Należy też zachować kopię rocznej deklaracji podatkowej i dołączyć je do dokumentów księgowych dla danego roku podatkowego.
Powyższa dokumentacja księgowa jest dowodem w przypadku kontroli przeprowadzanych przez pracowników urzędu skarbowego. Nie powinniśmy wobec tego wyrzucać tych dokumentów i powinniśmy dobrze je zabezpieczyć.
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Dokumenty te powinny być przechowywane tak, aby w razie kontroli dostęp do nich był swobodny. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ponumerowane zgodnie z księgami i powinny być przechowywane zgodnie z porządkiem chronologicznym. Należy zadbać o to, aby dokumenty te były zabezpieczone przed zniszczeniem, zagubieniem i dostępem przez osoby niepowołane.
Warto przy tym wskazać, że dokumenty nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę. Może przechowywać je biuro rachunkowe, które zajmuje się prowadzeniem księgowości dla firmy. Wówczas konieczne jest zgłoszenie takiego faktu do urzędu skarbowego.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Obecnie coraz więcej firm korzysta z e-faktur i zapisuje inne dokumenty księgowe w formie elektronicznej. Także dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednim porządku chronologicznym, z podziałem na okresy rozliczeniowe.
W tym przypadku konieczne jest również ich odpowiednie zabezpieczenie przed utratą poprzez wykonanie tak zwanych back-upów, czyli kopii zapasowych.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten to 5 lat, rozpoczynając liczenie od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Okres ten nie dotyczy dokumentacji kadrowej – w tym przypadku czas przechowania to 50 lat.