Archiwizowanie dokumentów firmowych w małym biurze

Gdy prowadzimy działalność gospodarczą, musimy wówczas gromadzić różne dokumenty potrzebne do dokumentacji działania firmy. Zaliczają się do nich przede wszystkim dokumentacja podatkowa oraz dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, dokumenty pracownicze oraz sprawozdania finansowe.

Dokumenty powinniśmy przechowywać zgodnie z przepisami oraz z naciskiem na porządek, aby przedsiębiorca oraz ewentualni kontrolerzy mogli uzyskać do nich łatwy dostęp. Jak to wszystko zorganizować?

Jakie meble wybrać do przechowywania dokumentów firmowych?

W sklepach z meblami biurowymi możemy znaleźć wiele różnych szaf, regałów oraz kartotek przeznaczonych do przechowywania dokumentacji.

Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na archiwizowanie różnych dokumentów w segregatorach – są one wtedy przypisane do danych okresów rozliczeniowych. Warto więc wybrać takie meble, które pozwolą na ich łatwe przechowywanie.

Do wyboru mamy szafy zamykane oraz otwarte regały bez drzwi. Te zamykane możemy zakupić również w wersji z zamkami – wtedy będziemy mogli zabezpieczyć dokumenty przed dostępem przez niepowołane osoby.

Gdy zależy nam na szczególnej ochronie dokumentacji, możemy także zakupić sejfy. Najlepszym wyborem będą te posiadające odpowiednią ochronę przed ogniem – ognioodporność pozwoli na zabezpieczenie dokumentacji nawet przez ponad godzinę w trakcie pożaru.

Jak długo musimy przechowywać dokumenty?

Dokumenty musimy przechowywać przez określony czas. Po tym czasie możemy je odpowiednio zutylizować. Wielu przedsiębiorców jednak dla pewności przechowuje je dłużej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dokumenty kadrowe, także po rozwiązaniu umowy z pracownikami, musimy przechowywać przez okres 50 lat.

Dokumenty z ZUS takie jak dokumenty zgłoszeniowe musimy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, dokumenty rozliczeniowe przez okres 5 lat od momentu przekazania ich do ZUS, a dokumenty płatnicze do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Inne metody na archiwizację dokumentów

Przedsiębiorcy mogą również zdecydować się na inne metody przechowywania dokumentacji – bezpiecznie i wygodnie.

Warto wskazać tutaj na biura księgowe, które mogą wówczas zająć się wszystkimi sprawami księgowymi i podatkowymi, a także kadrowo-płacowymi dla przedsiębiorcy, a także mogą przechowywać dokumenty. Wówczas nie musimy mieć ich w swoim biurze.

Druga opcja to możliwość przechowywania wybranych dokumentów w formie elektronicznej, na przykład faktur oraz ksiąg podatkowych. Wówczas także musimy zadbać o bezpieczeństwo danych, na przykład przez regularne wykonywanie kopii zapasowych, aby móc z nich skorzystać w razie awarii komputera.