Czym jest dowód księgowy?
Jednym z podstawowych terminów związanych z księgowością jest tak zwany dowód księgowy. Terminem tym posługujemy się jednak niekiedy nieprawidłowo. Czym dokładnie jest dowód księgowy zgodnie z przepisami prawa?
Dowodami księgowymi określamy specjalne dokumenty, które stanowią podstawę do prowadzenia księgowania. Ich głównym zadaniem jest stwierdzenie dokonania danej operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Przepisy, a dokładnie Ustawa o rachunkowości, wskazują, że dokumenty mające być dowodami księgowymi, muszą posiadać odpowiednią treść. Jednym z najbardziej popularnych i najczęściej stosowanych dowodów księgowych jest faktura VAT, ale rolę dowodu księgowego mogą pełnić również inne dokumenty. Zalicza się do nich też księgi.
Treść dowodu księgowego
Zgodnie ze wspomnianą Ustawą o rachunkowości dowód księgowy musi zawierać odpowiednie dane:
- wskazanie na rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny
- określenie stron, w tym nazwy i adresy, które biorą udział w operacji gospodarczej
- opis operacji gospodarczej wraz ze wskazaniem jej wartości
- data wykonania operacji, w tym także data wystawienia dowodu księgowego, jeśli został on sporządzony pod inną datą
- podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano dowód albo od której przyjęto składniki aktywów
- stwierdzenie, że doszło do sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach
Warto zaznaczyć, że niektórych z tych informacji może brakować w dowodzie, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przykładowo, dowodem księgowym może być faktura VAT w formie elektronicznej, na której nie ma obowiązku umieszczania podpisów odręcznych.
Dowód księgowy musi być:
- rzetelny – musi odzwierciedlać przebieg rzeczywisty danej operacji gospodarczej
- kompletny – musi zawierać wszystkie wymagane przez przepisy prawa informacje
- wolny od błędów rachunkowych
Uwaga! W dowodach księgowych nie można przeprowadzać przeróbek lub wymazywać informacji.
Dowody księgowe mogą być podzielone na kilka różnych typów:
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane są w oryginalne kontrahentowi, z którym prowadzone są rozliczenia
- dowody zewnętrzne obce – dowody otrzymywane od kontrahentów, z którymi prowadzi się rozliczenia
- dowody wewnętrzne – dotyczą one operacji prowadzone wewnątrz firmy
Oprócz czego możemy także podzielić dowody księgowe na następujące typy:
- dowody zbiorcze – są przeznaczone do prowadzenia łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych
- dowody korygujące – służą do korygowania dowodów, w których pojawiły się błędy
- dowody zastępcze – wystawiane są w zastępstwie aż do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
- dowody rozliczeniowe – mają na celu ujęcie dokonanych poprzednio zapisów zgodnie z nowymi kryteriami
Przepisy wskazują również, że dowody księgowe muszą być odpowiednio przechowywane. Należy zabezpieczyć je przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, niedozwolonymi zmianami czy zniszczeniem. Należy przechowywać je także z podziałem na okresy sprawozdawcze, aby były łatwiejsze w wyszukaniu.