Kontrola dowodów księgowych

Dowody księgowe w firmie stanowią podstawę związaną z rozliczeniami – zalicza się do nich w szczególności faktury VAT, ale również innego rodzaju dokumenty. Dowody księgowe muszą spełniać wymogi prawne, a także polegają kontroli. Jak przeprowadza się kontrolę dowodów księgowych?

Prawidłowy dowód księgowy powinien być rzetelny, czyli powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg dotyczącej go operacji gospodarczej. Powinien być również kompletny, czyli powinien zawierać wszystkie informacje, które wymagane są przepisami prawa, a dokładnie Ustawą o rachunkowości. Ponadto powinien być on wolny od błędów rachunkowych – w tym przypadku nie można jednak dokonywać wymazywania czy przeróbek dowodów, ale konieczne jest wystawienie specjalnej korekty.

Aby dokonać sprawdzenia prawidłowości dowodów księgowych, w tym także legalności i rzetelności zdarzeń i operacji gospodarczych, które wyrażone są w tych dowodach, wykonuje się kontrolę dowodów księgowych.

Kontrola dowodów księgowych odbywa się na trzy sposoby:

• kontrola merytoryczna
• kontrola formalna
• kontrola rachunkowa

Każdy z zaprezentowanych typów kontroli dowodów księgowych ma swój inny przebieg, wobec tego poniżej prezentujemy dokładne informacje na ten temat.

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych

Do kontroli merytorycznej dowodów księgowych dochodzi wtedy, gdy pracownik firmy sprawdza celowość zdarzenia dokumentowanego przez dowód księgowy, a także jego prawidłowość merytoryczną, czyli dane zawarte w dokumencie muszą być zgodne z umową, zleceniem czy zamówieniem. Ponadto dana operacja powinna być również celowa z punktu widzenia ekonomicznego jednostki.

Oprócz pracownika firmy kontrola merytoryczna może być również przeprowadzana przez osobę upoważnioną do wprowadzania danych do ksiąg, czyli może być realizowana przez pracownika biura rachunkowego.

Kontrola formalna dowodów księgowych

W tym przypadku mówimy o stwierdzeniu zgodności formy oraz elementów dokumentu z przepisami prawa określonymi w Ustawie o rachunkowości, a także innych przepisach. W związku z tym dochodzi do sprawdzenia, czy dowód księgowy spełnia formalne wymogi.

Kontrola tego rodzaju przeprowadzana jest najczęściej przez osobę upoważnioną do prowadzania dokumentów do ksiąg rachunkowych.

Kontrola rachunkowa dowodów księgowych

Celem kontroli rachunkowej dowodów księgowych jest sprawdzenie poprawności danych sprawozdawczych, a także sposobu ujęcia dowodu w księgach. Sprawdza się również prawidłowość rachunków, które mogą być nieprawidłowe w dokumencie. Osoby, które przeprowadzają także powinny na znak wykonania tej czynności zamieścić swoje podpisy.

Dowody księgowe, które ujmowane są w księgach, muszą być też zakwalifikowane przez uprawnioną osobę – kwalifikowanie polega wtedy na wyznaczeniu miejsca, w którym dowód powinien być umieszczony w księdze, a także na oznaczeniu konta, na którym operacja powinna być zaksięgowana. Nie ma takiej konieczności, gdy dowody księgowe przygotowywane są na komputerze, dlatego obecnie kontrola tego rodzaju jest już łatwiejsza.