Na czym polega ryczałt paliwowy?
Ryczałt paliwowy jest jednym z często używanych sposobów rozliczania kosztów podróży służbowych z wykorzystaniem prywatnych środków komunikacji pracownika, czyli tych, które nie należą do pracodawcy. Na czym dokładnie polega rozliczenie ryczałtu paliwowego?
Nie każdy pracownik posiada udostępniony firmowy samochód. Niektórzy pracownicy firmy poruszają się w celach służbowych własnymi, prywatnymi pojazdami. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wypłacić im specjalny dodatek, który pozwala na rozliczenie wydatków związanych z wykorzystaniem prywatnego samochodu.
Warto przy tym zaznaczyć, że służbowe sprawy mogą być załatwiane przez pracownika nie tylko samochodem prywatnym, ale również jego motocyklem, motorowerem, a nawet rowerem czy furmanką, na co zezwalają przepisy prawa.
Za co pracownik otrzymuje zwrot?
Ryczał paliwowy obejmuje zarówno zwrot zużytego przez pracownika paliwa do dojazdów, ale również innego rodzaju koszty, w tym między innymi materiałów eksploatacyjnych potrzebnych do jazdy, na przykład olejów, koszty związane z ubezpieczeniem samochodu, z jego amortyzacją.
Wobec tego pracownik może otrzymać od pracodawcy zwrot szeregu różnych wydatków dotyczących dojazdów.
W praktyce rozliczenie najczęściej prowadzi się na dwa sposoby:
- ryczałtowo w przypadku przejazdów lokalnych
- zwrot rzeczywistych kosztów dla przejazdów zamiejscowych
Kilometrówka
Z rozliczeniem ryczałtu paliwowego związana jest tak zwana kilometrówka, czyli stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
Jest ona ustalana na podstawie decyzji kierownika jednostki, ale zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z roku 2002 nie może być wyższa niż kwota w tym właśnie rozporządzeniu – jest ona okresowo poddawana nowelizacji.
Jazdy lokalne
Jak wspomnieliśmy wcześniej, w przypadku jazd lokalnych najczęściej stosuje się ryczałt. Koszt jest wtedy rozliczany na podstawie stawki za kilometr i limitu kilometrów, który przyznawany jest pracownikowi decyzją pracodawcy.
Rozliczenie w przypadku jazd lokalnych bazuje na pisemnym oświadczeniu pracownika, w którym wyznacza się między innymi okres dojazdów, wskazuje się na rodzaj posiadanego pojazdu.
Jazdy zamiejscowe
Oprócz ryczałtu za jazdy lokalne również przedsiębiorca może przekazać pracownikowi opłatę za jazdy zamiejscowe – są one najczęściej określane mianem delegacji.
W tym przypadku obliczenie odbywa się przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez dawkę. Do precyzyjnego określenia dystansu używa się map drogowych.
Rozliczenia związane z ryczałtem paliwowym w firmach najczęściej prowadzone są przez księgowych, którzy w tym zakresie posiadają odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Mogą oni wówczas zadbać o to, aby rozliczenie za podróże pracownika odbywało się zgodnie z przepisami prawa i nie powodowało negatywnych konsekwencji w postaci zakwestionowania danego rozliczenia.