Czym jest dowód wewnętrzny?
Przedsiębiorcy przygotowują szereg różnych dokumentów każdego dnia, w tym także różne dowody księgowe. Zalicza się do nich również dowody wewnętrzne. Czym dokładnie są tego rodzaju dowody i kiedy mają one zastosowanie?
Faktura VAT to najczęściej stosowany dowód księgowy przeznaczony do dokumentowania operacji gospodarczych. Może być nim również rachunek, ale nie można zapominać też o dowodach wewnętrznych.
Dowód wewnętrzny – co to jest?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 roku istnieją takie sytuacje, w których nie stosuje się zewnętrznego dokumentu zakupu. Do niektórych transakcji wystarczy wystawienie wtedy dowodu wewnętrznego, który określany jest też skrótem DW.
Jest to zatem taki dowód księgowy, który jest wystawiany na potrzeby własne przedsiębiorstwa, stanowi on wtedy dokument wewnętrzny, który nie jest przekazywany zewnętrznym kontrahentom ani nie jest od nich otrzymywany.
Przepisy określają również, w jakich sytuacjach można dokonać wystawienia dowodu wewnętrznego. Najczęściej dotyczy on zakupu określonych produktów, ale również opłat ponoszonych przez przedsiębiorstwo, które następnie mogą być ujęte w księgach.
Zgodnie z przepisami dowód wewnętrzny można wystawić w następujących przypadkach:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- zakup produktów roślinnych i zwierzęcych od producenta krajowego albo hodowcy
- zakup surowców wtórnych – wyjątek dotyczy metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy lub hodowli podatnika
- koszty podróży służbowych – rozliczenie diet i innych należności związanych z podróżą służbową
- koszty dotyczące prowadzenia działalności w mieszkaniu, w tym między innymi opłaty za prąd, czynsz, telefon, wodę, gaz, ogrzewanie w części, która przypada na prowadzenie działalności gospodarczej – konieczne jest posiadanie dowodu jako dokumentu obejmującego całość opłat na te cele
- opłaty sądowe, skarbowe oraz notarialne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej
- opłaty parkingowe, które związane są z parkowaniem pojazdu
- koszty ubezpieczeń majątku firmy – polisa ubezpieczeniowa
Oprócz tego można również księgować dowodem wewnętrznym niektóre przychody, które dotyczą odsetek od lokat bankowych, dodatnie różnice kursowe, premie przyznawane przez banki, odsetki od prowadzenia rachunków bankowych czy wykazanie przychodu z działalności po sprzedaży środka trwałego, przekazanego uprzednio na cele prywatne.
Jak wystawia się dowody wewnętrzne?
Jako że dowód wewnętrzny jest dokumentem księgowym, który stanowi wtedy podstawę do rozliczeń, musi być on przygotowany w języku polskim, musi być kompletny i zrozumiały.
W dokumencie należy zawrzeć informacje takie jak data jego wystawienia, nadany numer, a także podpis osoby, która dokonała wydatku. W przypadku wydatków trzeba też wskazać na nazwę towaru oraz jego liczbę czy ilość, cenę jednostkową oraz wartość. W pozostałych przypadkach trzeba tylko wskazać na wysokość kosztu.