Czym jest faktura pro forma?

Styka się z nią wielu przedsiębiorców, a także osób prywatnych. Nie każdy jednak dokładnie wie, czym dokładnie jest to pismo. Mowa tutaj o fakturze pro-forma, która nie jest jednak fakturą w prawdziwym tego słowa znaczeniu. Czym dokładnie jest pro-forma i kiedy możemy ją zastosować?

W polskim prawie spotykamy się z definicjami różnych dokumentów księgowych i finansowych. Nie znajdziemy jednak w nim definicji takiego dokumentu jak faktura pro-forma. Jednak często możemy spotkać się z nią w trakcie transakcji. Musimy wtedy pamiętać o tym, jakie obowiązki rodzi ten dokument, a z jakimi nie jest on związany.

Jak wygląda faktura pro-forma?

Zasadniczo faktura tego rodzaju jest podobna do zwykłej faktury VAT. Znajdziemy na niej numer, datę, tytuł, a także treść, w tym przedmiot transakcji, ceny, strony transakcji. Są one uzupełnione również informacjami o podatku VAT, wartości netto oraz brutto oraz o terminie wykonania transakcji i terminie płatności.

Wobec tego faktura pro-forma wygląda łudząco podobnie do faktury VAT, niemniej nie powinniśmy mylić tych dokumentów. Jak je rozróżnić? Po tytule – jak wspomnieliśmy faktura pro-forma będzie posiadała tytuł „Faktura pro-forma”, z kolei faktura VAT będzie zatytułowana jako „Faktura VAT”.

Faktura pro-forma a przepisy prawne

Faktura pro-forma nie jest standardowym dowodem księgowym zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o VAT. W związku z tym jej wystawienie nie powoduje skutków podatkowych w zakresie VAT i osoba, która otrzymała taką fakturę, nie może na jej podstawie rozliczyć podatku VAT.

Nie ma przepisów, które wskazywałyby, kiedy dokładnie wystawiać fakturę pro-forma. Jest ona jednak zwyczajowo przygotowana zanim będzie można przygotować zwykła fakturę VAT. Dla firmy, która wystawia taką fakturę, może ona stanowić przykład oferty czy wizualizacji tego, jak będzie wyglądała właściwa faktura. Także może być ona potwierdzeniem dokonania zakupu, gdy właściwa faktura jeszcze nie została wystawiona, na przykład przy zakupach w sklepie internetowym. Niektóre firmy stosują ją też jako formę przypomnienia i ponaglenia po terminie zapłaty.

Warto jednak wskazać, że faktura pro-forma nie może być wystawiona jako sposób potwierdzenia otrzymania zaliczki czy całości zapłaty – wówczas konieczne jest przygotowanie właściwej faktury VAT.

Zatem faktura pro-forma nie jest dokumentem prawnie wiążącym i wywołującym skutki podatkowe. Jest ona stosowana w obiegu jako pomocny dokument, z którym przedsiębiorcy mogą łatwiej wymieniać się informacjami.

Jak przygotować fakturę pro-forma?

W związku z tym, że faktura pro-forma różni się od zwykłej faktury VAT jedynie swoim tytułem, jej przygotowanie jest bardzo proste. Możemy pobrać szablon z internetu i wypisać go. Dokument możemy być przygotowany jako papierowy albo jako elektroniczny – można wtedy wysłać go pocztą e-mail do odbiorcy.

Z kolei wtedy, gdy posługujemy się programami komputerowymi do wystawiania faktur, powinniśmy znaleźć w programie odpowiednią funkcję do wystawienia faktury pro-forma.