Deklaracje ZUS dla przedsiębiorcy i pracowników

Przedsiębiorca już na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej musi udać się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aby zgłosić się tam jako płatnik składek. W tym celu trzeba będzie wypełnić odpowiednie dokumenty. Następnie, co miesiąc, przedsiębiorca również musi je przygotowywać – w tym celu wypełnia deklaracji ZUS dla siebie, a także dla pracowników, gdy ich zatrudnia.

Składki ZUS oraz formalności związane z kontaktami z urzędem nie są zbyt lubiane przez przedsiębiorców. Nie dość, że muszą oni pokryć spore koszty, to jeszcze co miesiąc muszą wypełniać kolejne dokumenty.

Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy mają obowiązek comiesięcznego rozliczania poniższych składek zależnie od wielkości firmy i podleganiu ubezpieczeniom:

ubezpieczenia społeczne (jak emerytalne, rentowe, chorobowe)

ubezpieczenie zdrowotne

Fundusz Pracy (FP)

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)

Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)

Jeżeli zamierzamy prowadzić działalność gospodarczą po raz pierwszy, wówczas możemy skorzystać jednak z preferencyjnych składek ZUS, które są niższe i dzięki temu możemy łatwiej rozpocząć pracę bez wysokich obciążeń. Niestety, po dwóch latach przedsiębiorca musi już zacząć opłacać składki w pełnym wymiarze.

Wraz ze składakami konieczne jest również przygotowywanie odpowiednich dokumentów. Deklaracje rozliczeniowe składane są podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Składają się one z formularza głównego określanego jako ZUS DRA oraz z dodatkowych dokumentów – załączników, raportów imiennych.

Jeśli opłacasz składki wyłącznie za siebie

Gdy przedsiębiorca musi opłacać składki tylko na siebie, wówczas składa jedynie deklarację ZUS DRA – w tym dokumencie przekazuje się do ZUS informację o wysokości składek.

Wtedy, gdy dane w ostatniej deklaracji nie uległy zmianie, nie trzeba składać kolejnej. Gdy zakładamy firmę, składamy tylko pierwszą deklarację, chyba że w trakcie działalności zmieni się podstawa naliczania składek. Gdy przedsiębiorca rozpoczyna działalność w środku miesiąca, wtedy składa pierwszą deklarację ZUS DRA za niepełny okres, a potem drugą za pełny miesiąc. Po zakończeniu okresu preferencyjnych składek musimy także złożyć nową deklarację.

Jeżeli zatrudniasz pracowników

Jeśli przedsiębiorca zatrudnia także pracowników, musi on przygotować dodatkowe załączniki.

ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/lub wypłaconych świadczeń za pracowników

ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne – do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych

ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za pracowników

Warto też wskazać, że deklaracje nie muszą być za każdym razem dostarczane osobiście. Można skorzystać z Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE).