Faktura papierowa czy elektroniczna? Co wybrać?

Przedsiębiorcy mogą decydować się na przechowywanie faktur zarówno w formie elektronicznej jak też papierowej. Gdy wybiera się elektroniczne faktury niezbędne jest jednak zapewnienie możliwości wydrukowania faktur na każde żądanie organu. Warto zastanowić się jaka wersja faktur będzie bardziej korzystna w przedsiębiorstwie.

W ustawie o podatku VAT wskazany jest obowiązek związany z koniecznością przechowywania ewidencji realizowanej na potrzeby rozliczeń podatkowych. Wszystkie dokumenty, które związane są z rozliczeniami muszą być również przechowywane do czasu, gdy nie nastąpi upływ czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Obowiązki takie dotyczą zatem również przechowywania faktur, które są potwierdzeniem realizowanej sprzedaży. Faktury muszą być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych, których dana faktura dotyczy.

Sposób przechowywania faktur przez przedsiębiorców nie jest wskazany w ustawie o VAT. Natomiast rozporządzenie MF wskazuje informacje dotyczące sposobu wystawiania a także przechowywania faktur. Podatnicy są w tym względzie zobowiązani między innymi do przechowywania zarówno oryginalnych a także kopi faktur. Niezbędne jest również przechowywanie faktur korygujących co dotyczy również duplikatów dokumentów. Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane do terminu przedawnienia podatkowego.

Wystawianie i przechowanie faktur

Faktury w wersji oryginalnej winny być przechowywane przy zachowaniu podziału an okresy rozliczeniowe. Jednocześnie niezbędne jest przechowywanie faktur również w sposób, który pozwala na ich łatwe odszukanie. Z przepisów dotyczących przechowywania faktur wynika również obowiązek, który wskazuje, że niezbędne jest przechowywanie zarówno oryginałów a także kopi faktur.

Wykorzystanie faktur elektronicznych bywa korzystne szczególnie z punktu widzenia kosztów prowadzenia firmy. Wysyłanie faktur elektronicznych do klientów pozwala na znaczne ograniczenie kosztów obsługiwania klientów. Zmniejszenie ilości papierowych dokumentów pozwala na zapewnienie również dbania o środowisko naturalne. Przekłada się to na rosnącą liczbę firm decydujących się szczególnie przy sprzedaży czy świadczeniu regularnie usług klientom na wysyłanie elektronicznych faktur.

Wygodne faktury elektroniczne

Jeśli chodzi o podejście klientów to na faktury elektroniczne szczególnie decydują się osoby w młodszym wieku. Dla takich osób korzystanie z dostępu do faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej bywa znacznie bardziej wygodnym rozwiązaniem. Natomiast osoby w starszym wieku zdecydowanie bardziej preferują korzystanie z faktur w formie papierowej.

Elektroniczne faktury mogą być znacznie łatwiej przechowywane przez klientów. Na poczcie elektronicznej można odpowiednio segregować katalogi z wiadomościami, które zawierają fraktury elektroniczne, które dostarczane są przez konkretne firmy. Pozwala to na zapewnienie znacznego ułatwienia w zakresie kontrolowania niezbędnych do wykonania na podstawie faktur elektronicznych a regularnych płatności.