Jak zabezpieczyć dokumenty elektroniczne firmy?

Coraz więcej firm wykorzystuje dokumenty elektroniczne w codziennej działalności. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą nie tylko oszczędzać miejsce na półkach, ale również łatwiej wyszukiwać potrzebne informacje i wymieniać się nimi w ramach sieci firmowej lub przesyłać do innych odbiorców. Musimy jednak pamiętać o tym, że korzystanie z dokumentów elektronicznych wymaga także ich odpowiedniej ochrony. O czym powinniśmy pamiętać?

Ze względu na intensywny rozwój komputerów i internetu firmy mogą korzystać dzisiaj nie tylko z dokumentów papierowych, ale również z tych elektronicznych. Ich przygotowywanie z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego jest znacznie prostsze niż pism na papierze, możemy też łatwiej je przesyłać do odbiorców.

Co więcej, naprzeciwko przedsiębiorcom korzystającym z elektronicznych dokumentów wychodzą urzędy – dokumenty elektroniczne możemy, a w niektórych przypadkach nawet musimy wysyłać między innymi do Urzędu Skarbowego oraz do ZUS-u.

Zalety korzystania z dokumentów elektronicznych:

- przyspieszony obieg informacji

- automatyzacja procesów informatycznych

- większa efektywność i wydajność pracy

- łatwe, automatyczne weryfikowanie treści dokumentów

- szybki dostęp do danych archiwalnych

- możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników dokumentów

- łatwa wymiana danych w systemach i programach informatycznych

Do często wykorzystywanych dokumentów elektronicznych zaliczamy między innymi faktury elektroniczne, czyli tak zwane e-faktury, deklaracje podatkowe, dokumenty ubezpieczeniowe oraz ich korekty przekazywane do ZUS.

Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych?

Dokumenty elektroniczne nie są narażone na zaplamienie podczas czytania, nie spalą się też w pożarze (chociaż dysk, na których są przechowywane, może już w nim ucierpieć). Nie oznacza to jednak, że nie wymagają one właściwej ochrony.

Pliki można przechowywać na dyskach twardych komputerów, ale warto pamiętać o tym, że nie powinno być to jedyne miejsce, w których będą się one znajdowały. Awarie, kradzieże, przypadkowe skasowanie, także pożary i inne katastrofy mogą spowodować utratę dokumentów. Właśnie dlatego ważne jest regularnych kopii zapasowych, na przykład na serwerach zewnętrznych lub serwerach firmowych – wtedy pracownicy mogą uzyskać do nich dostęp w ramach sieci firmowej.

Warto też wskazać, że obecnie coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przechowywanie dokumentów w chmurze, czyli tylko na zewnętrznych serwerach. Wówczas można uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera – wystarczy jedynie dostęp do internetu. To zdecydowanie najbezpieczniejsze rozwiązanie. Jednak nawet w tym przypadku zaleca się tworzenie kopii zapasowych tych najważniejszych dokumentów.

Przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty elektroniczne w taki sposób, aby dostęp do nich miały tylko uprawnione osoby. Mogą być one chronione hasłami lub przez nadawanie uprawnień pracownikom po logowaniu się do systemu informatycznego. Wtedy nieuprawnione osoby nie uzyskają dostępu do kluczowych dokumentów firmowych.