Jak zmniejszyć ilość papieru zużywanego przez firmę?
W biurach najczęściej zużywa się mnóstwo papieru – zwykle całkowicie niepotrzebnie. Gdy także myślisz o tym, aby ograniczyć jego zużycie, zapraszamy do sprawdzenia naszych porad. Zmniejszenie ilości papieru nie jest wcale takie trudne, jak może się wydawać...
Dziennie firma może zużywać nawet kilkaset kartek papieru. To oznacza również wysokie koszty, które odczuwane są nie tylko przez portfel przedsiębiorcy, ale również to negatywny wpływ na środowisko naturalne. Większa ilość papieru to więcej ściętych drzew. Papier wprawdzie jest surowcem możliwym do recyklingu, ale często nie trafia on tam, gdzie jest to możliwe. To powoduje, że jego duże zużycie nie jest dobre.
Zalety związane z ograniczeniem ilości papieru w firmie:
- ograniczenie kosztów związanych z zakupem papieru i eksploatacją drukarek i kserokopiarek
- ochrona środowiska naturalnego przez zmniejszenie zapotrzebowania na papier
- ochrona dokumentów przed zniszczeniem i dostępem przez niepowołane osoby przez korzystanie z ograniczenia dostępu
- oszczędność czasu związana z brakiem potrzeby druku i obsługi dokumentów papierowych
- większy porządek i łatwiejsze wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w formie elektronicznej
Zmniejszenie ilości zużywanego papieru w firmie wcale nie jest bardzo skomplikowane i nie musi kosztować dużo. Warto patrzeć na takie zmiany w charakterze inwestycji w przedsiębiorstwo oraz w kategoriach ochrony środowiska. To się opłaca!
1. Komunikacja wewnętrzna bez papieru
Wiele firm dużo papieru zużywa na komunikację wewnętrzną, na przykład drukuje się e-maile, które wymieniane są między pracownikami. Aby to wyeliminować, po prostu całkowicie przerzućmy się na komunikację elektroniczną. Do maili możemy po prostu dodawać kolejne informacje, więc mogą one tworzyć wtedy długi dokument zawierający zapis konwersacji. Kopie e-maili mogą być przechowywane na zewnętrznych serwerach, więc nie są narażone na utratę.
2. Korzystaj z faktur elektronicznych
Obecnie korzystanie z faktur elektronicznych jest bardzo proste. Nie musimy posiadać podpisu elektronicznego, więc to propozycja dla każdej firmy. Aktualnie nie trzeba też wyrażać zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych. Gdy chcemy mieć pewność, że nie będziemy otrzymywali faktur papierowych, przekażmy swoje życzenie kontrahentom. Sami także wystawiajmy faktury elektroniczne. W przypadku firm z dużą sprzedażą to duża oszczędność na papierze.
3. Wybierz dodatkowy monitor
Wiele osób wskazuje, że praca tylko na dokumentach elektronicznych jest mało wygodna, ponieważ monitor komputera ma tylko ograniczoną przestrzeń. Aby korzystać z kilku dokumentów na raz, możemy zmniejszyć ich wielkość, aby każdy zajmował połowę ekranu. Wtedy możemy łatwiej je porównywać czy uzupełniać. Druga opcja, która też jest bardzo wygodna, to jeszcze jeden monitor. Dzięki temu możemy mieć do dyspozycji jeszcze więcej przestrzeni do przeglądania dokumentów.
Gdy musimy korzystać z papieru, także możemy ograniczyć jego ilość:
- korzystaj z dwustronnego drukowania dokumentów
- zmniejsz czcionkę w dokumentach, aby zmieścić na nich więcej treści
- kupuj papier pozyskiwany z recyklingu