Komu przysługuje dieta za podróż służbową i jak ją wyliczyć?
W prawie pracy dieta jest kwotą, która należna jest pracownikowi odbywającemu podróż służbową z polecenia pracodawcy. Wówczas, gdy podróż odbywa się w ramach wykonywanej pracy, pracodawca musi pokryć koszty w trakcie podróży.
Dieta w podróży służbowej jest obliczana na podstawie szeregu różnych czynników – wyróżniamy zarówno diety krajowe, jak i zagraniczne, diety przyznawane są też w zależności od czasu podróży. Pracodawca musi wobec tego obliczyć, jaka będzie kwota diety pracownika, a potem musi ją wypłacić.
Jak obliczyć czas trwania podróży służbowej?
Obliczenia wykonuje się na podstawie rzeczywistego czasu trwania podróży – w sposób ciągły od momentu jej rozpoczęcia aż do zakończenia. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych.
Warto przy tym wskazać, że w przypadku podróży zagranicznej liczy się czas od momentu przekroczenia granicy Polski w drodze do danego kraju. Zakończenie podróży zagranicznej ma miejsce wtedy, gdy pracownik przekroczy ponownie granicę Polski. Dotyczy do podróży odbywającej się drogą lądową, czyli samochodem, autokarem czy pociągiem. W przypadku podróży samolotem, promem czy statkiem czas liczy się od momentu wyjścia promu lub statku z portu albo startu samolotu.
Kwota diety za czas podróży służbowej
W strefie budżetowej wysokość diet krajowych i zagranicznych jest obliczana na podstawie odpowiedniego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W innych zakładach pracy bierze się pod uwagę wewnętrzne prawo zakładowe. Warto jednak wskazać, że stawki nie mogą być niższe niż te wskazane w rozporządzeniu – mogą być jednak wyższe. Jeżeli przepisy wewnętrzne w danym zakładzie pracy nie określają, ile wynosi dieta, wówczas bierze się pod uwagę kwotę w rozporządzeniu.
Wysokość kwoty jest waloryzowana co roku stosownie do planowanego wzrostu średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przyjętego w ustawie budżetowej na konkretny rok.
Obliczanie wysokości diet krajowych:
- od 8 do 12 godzin – połowa diety
- ponad 12 godzin – pełna dieta
- za każdą następną rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety
- za każdą następną rozpoczętą dobę ponad 8 godzin – pełna dieta
Obliczanie wysokość diet zagranicznych:
- do 8 godzin – 1/3 diety
- ponad 8 do 12 godzin – połowa diety
- ponad 12 godzin i za każdą pełną dobę podróży – pełna dieta
Ryczałt za nocleg przysługuje jedynie w sytuacji, gdy trwał on dłużej niż 6 godzin i odpoczynek odbywał się między godzinami 21:00 a 7:00. Ryczałt może nie być naliczony wtedy, gdy nocleg był bezpłatny, odbywał się w czasie przejazdu lub wtedy, gdy pracodawca uzna, że pracownik mógł wrócić w ciągu dnia.
Warto przy tym zaznaczyć, że wysokość diety w podróży służbowej poza granice Polski uzależniona jest od kraju docelowego. Stosuje się wtedy ryczałty, które są aktualizowane co roku. Informacje o aktualnych ryczałtach są publikowane jako załącznik do rozporządzenia.
Opodatkowanie diety za czas podróży służbowej
Diety w wysokości niższej niż limit wskazany w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczenia składek ZUS.