Koszty podróży służbowej – jak je obliczać?
Podróże służbowe stanowią koszty – należy je zatem odpowiednio rozliczać. W jaki sposób należy to zrobić zgodnie z przepisami prawa?
W wielu przedsiębiorstwach zdarza się, że właściciel albo też pracownik lub pracownicy muszą odbyć podróż służbową. Wówczas, część wydatków związanych z tą podróżą może być zaliczona do tak zwanych kosztów uzyskania przychodu. Konieczne jest wówczas dokonanie odpowiedniego rozliczenia kosztów podróży służbowej.
Zapisy związane z kosztami podróży służbowe wykonywane są na podstawie rozliczenia kosztów na dowodzie wewnętrznym – rozliczeniu kosztów podróży służbowej.
Dokument powinien zawierać informacje takie jak:
- imię oraz nazwisko osoby, która odbywa podróż służbową
- stanowisko pracownika, jeśli to pracownik był w podróży
- cel podróży służbowej
- miejsce rozpoczęcia podróży – wyjazdu
- nazwa miejscowości docelowej, do której udał się podróżujący
- liczba godzin i liczba dni przebywania w podróży służbowej
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu z podróży
- stawka i wartość diet krajowych albo/i zagranicznych, które przysługują podróżującemu
- dane związane z używanymi podczas podróży służbowej środkami komunikacji
- suma poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową – związane są one głównie z zakupami, kosztami przejazdu, noclegów
Warto również zaznaczyć, że dokument rozliczenia kosztów podróży służbowej powinien obejmować inne dokumenty, które stwierdzają poniesienie wydatków w trakcie podróży – najczęściej są to rachunki oraz faktury. Jeśli nie było możliwe uzyskanie takich dowodów transakcji, wówczas pracownik powinien przygotować pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach, w którym należy także wskazać, dlaczego nie zostały one udokumentowane.
Uwaga! Nie ma konieczności dokumentowania rachunkami oraz fakturami kosztów diety oraz wydatków objętych ryczałtem.
Obliczanie ryczałtu przy podróży służbowej
W przypadku, gdy przedsiębiorca nie może zapewnić pracownikowi odpowiednich świadczeń dotyczących wyjazdu służbowego, pracownik ten może ubiegać się o zwrot poniesionych przez niego kosztów. Wówczas mają jednak zastosowanie limity wyznaczone przez ustawę – mowa wtedy o ryczałcie.
Ryczałt można uzyskać między innymi za nocleg, gdy pracodawca nie zapewnił do pracownikowi albo pracownik nie przedstawił dokumentów dokumentujących ten wydatek. Wówczas w przypadku podróży krajowych to 150% diety krajowej, natomiast dla podróży zagranicznych jest ot wysokość zależna od danego kraju.
Uwaga! Ryczałt można uzyskać wtedy, gdy podróż służbowa odbywała się w porze nocnej, między 21 z 7 rano, natomiast nocleg nie był krótszy niż 6 godzin.
Ryczałt można uzyskać również za przejazd komunikacją miejską. Nie przysługuje on jednak pracownikowi wtedy, gdy podróż służbowa odbywał się służbowym albo prywatnym samochodem, gdy w miejscowości nie działa komunikacja miejscowa, gdy pracownik ma zapewnione darmowe dojazdy. W przypadku dojazdu prywatnym samochodem stosuje się inne obliczenie ryczałtu.
Kiedy należy dokonać rozliczenia podróży służbowej?
Zgodnie z przepisami, konieczne jest dokonanie rozliczenia podróży służbowej w terminie 14 dni od momentu jej zakończenia.