Lepsza komunikacja z klientami firmy – o czym warto pamiętać?
Komunikacja jest kluczowym elementem we współpracy z klientami w firmie. Z tego też powodu należy się starać, aby była ona jak najlepsza i stale podnosić poziom jej jakości. Trzeba więc stale szkolić się w tym aspekcie, szczególnie wówczas jeżeli pracujemy w branży, wymagającej stałego kontaktu z wymagającymi klientami. Tylko dzięki sprawnej komunikacji, uda nam się bowiem osiągnąć założone cele.
Poprawa jakości komunikacji z klientem z pewnością znacznie wpłynie na wyniki każdej firmy. Trzeba jednak wiedzieć, jak umiejętnie to zrobić. Przede wszystkim należy pamiętać o kilku ważnych elementach skutecznej komunikacji tj. postawie, słuchaniu, zrozumieniu potrzeb klienta podczas rozmowy i dopasowaniu się do jego oczekiwań, a także używaniu odpowiedniego języka podczas komunikowania się z klientami.
Elementy dobrej komunikacji
Chcąc skutecznie komunikować się z konkretnym klientem należy zadbać o odpowiednią postawę. Ma ona oczywiście znaczenie wówczas jeżeli mamy kontakt wzrokowy z danym klientem. Musi to być tzw. postawa otwarta. W czasie takich rozmów nie należy przede wszystkim krzyżować rąk na piersiach, gdyż wówczas tworzymy postawę zamkniętą, która z pewnością nie zachęca do dalszej konwersacji.
Podczas rozmowy z klientem musimy również patrzeć mu w oczy, co podnosi naszą wiarygodność co do oferowanych mu usług czy też produktów. W efektywnej komunikacji liczy się również postawa asertywna, ale jednocześnie wyrozumiała w stosunku do klienta. W czasie rozmowy z naszym klientem musimy go także uważnie słuchać. Tylko wówczas będziemy w stanie odpowiednio zapoznać się z poglądami i emocjami naszego rozmówcy. Wychwycimy także wszelkie istotne dla nas dodatkowe informacje. Ponadto, jeżeli klient będzie widział, że aktywnie go słuchamy, szybko nam zaufa. Oprócz tego w rozmowie należy stosować parafrazy, gdyż dzięki temu będziemy mieć pewność, że dobrze zrozumieliśmy naszego klienta.
Z kolei on będzie miał dowód na to, że dobrze wsłuchaliśmy się w jego wypowiedzi. Podczas komunikowania się z klientem osobiście, czy też drogą elektroniczną lub telefonicznie należy również wsłuchać się w potrzeby klienta i na nie reagować. Oprócz tego w kontaktach osobistych i telefonicznych niezwykle ciekawym chwytem usprawniającym komunikację i budującym relację z klientem jest także przyjęcie podobnej do niego postawy.
Chodzi tutaj o wdrożenie podobnego do klienta sposobu wypowiadania się, jego tempa i tonacji. Można także przyjąć podobną do klienta postawę podczas kontaktu osobistego. Niezwykle ważne jest jednak to, aby wszystko wyglądało naturalnie. Z naturalnością wypowiedzi wiąże się także nieużywanie branżowych terminów, których z pewnością klient nie zrozumie, bo nie ma takiego obowiązku.
Szkolenia z zakresu komunikacji
Chcąc skutecznie komunikować się z klientem, warto korzystać ze szkoleń z zakresu komunikacji oferowanych przez różne firmy. Na takie szkolenia warto posyłać co jakiś czas swoich pracowników, aby mogli oni stale podnosić swoje umiejętności w zakresie komunikowania się z klientami.