Czy pracodawca może kontrolować korespondencję służbową pracownika?

Czy pracodawca może kontrolować korespondencję służbową pracownika?
Czy pracodawca może kontrolować korespondencję służbową pracownika?

Większość pracowników korzysta ze skrzynki pocztowej e-mail. Niektórzy wysyłają także pocztę tradycyjną, czyli listownie. Chyba nikt z nas nie chciałby, aby taka korespondencja była przeglądana. Zdarza się jednak, że kontrolują ją pracodawcy. Czy mają do tego prawo?

Pracodawcy coraz częściej kontrolują wykonywaną przez pracowników pracę, stosując w tym celu różne metody. Takie działania mogą niewątpliwie zwiększyć efektywności wykonywana obowiązków, zapobiegają wypaczeniom, eliminując niepożądane zachowania, a także zwiększają porządek i bezpieczeństwo.

Jedną z najczęściej prowadzonych form kontroli jest sprawdzanie poczty elektronicznej pracowników. E-maile i inne wiadomości można wysyłać ze skrzynki firmowej z komputera oraz urządzeń mobilnych. Zwykle dostęp do skrzynki mają także pracodawcy i mogą sprawdzać przychodzące i wysyłane wiadomości. Często jednak pojawia się wątpliwość, czy rzeczywiście jest to zgodne z prawe.

Obowiązki i prawa pracowników

Gdy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, wówczas jest podporządkowany pracodawcy. Wykonuje na jego rzecz określone obowiązki, robiąc to pod jego kierownictwem w wyznaczonym miejscu i czasie. Pracodawca organizuje pracę, ustając jej odpowiedni porządek. Może także wydawać pracownikowi polecenia i sprawować kontrolę i nadzór nad procesem pracy.

W związku z powyższym pracodawca może sprawdzać także, czy pracownik rzetelnie wykonuje swoje obowiązki i zajmuje się powierzonymi mu zadaniami. Jedną z takich form kontroli jest także monitoring poczty służbowej pracownika. Wynika to z faktu, że właścicielem adresu poczty firmowej jest pracodawca, a pracownik prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy.

Jak pracodawca może kontrolować korespondencję pracownika?

Warto jednak wskazać, że w prawie pracy nie uregulowano dokładnie zasad, na jakich kontrola ta może się odbywać. Nie znaczy to jednak wcale, że pracodawca ma pełną swobodę w przeglądaniu korespondencji pracowników. Głównym ograniczeniem są tutaj przepisy odnoszące się do ochrony dóbr osobistych.

W związku z tym pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, że może on prowadzić kontrolę poczty służbowej, a także w jakim celu prowadzi on tę kontrolę. Kontrola powinna być prowadzona tylko w tym zakresie uzasadnionym zamierzonymi celami. Monitoring nie powinien mieć również charakteru stałego.

Warto przy tym wskazać, że pracownik nie powinien wykorzystywać poczty firmowej do celów prywatnych. Takie informacje powinny znaleźć się w umowie o pracę czy też w regulaminie pracy albo w innym wewnątrzzakładowym akcie. Pracodawca może też poprosić pracownika o zapoznanie się z polityką korzystania ze służbowej skrzynki pocztowej i podpisanie odpowiedniego oświadczenie.

Podsumowując, pracodawca ma prawo do kontrolowania służbowej korespondencji prowadzonej przez pracownika. Gdy pracownik wykorzysta firmową skrzynkę do korespondencji prywatnej, czego nie powinien robić, pracodawca również legalnie może zapoznać się z tymi wiadomościami, które nie były kierowane do adresatów związanych z firmą.