Jak ochronić ważne dokumenty firmowe przed pożarem?

Jak ochronić ważne dokumenty firmowe przed pożarem?
Jak ochronić ważne dokumenty firmowe przed pożarem?

W firmie często znajduje się wiele ważnych dokumentów, które nie powinny być zniszczone lub skradzione. Zwykle są one przechowywane w szafach zamykanych na klucz, które chronią przed dostępem osób trzecich. Warto jednak wskazać, że takie szafy zwykle nie są w stanie zapewnić skutecznej ochrony w razie pożaru. Zatem jak zabezpieczyć dokumenty przed skutkami pożarów?

Pożar w firmie to nic przyjemnego. Prowadzi zwykle do zniszczenia wyposażenia, a także ważnych dokumentów, które nie zostały odpowiednio zabezpieczone przed taką ewentualnością. Gdy firma była ubezpieczona na wypadek pożaru, w takim przypadku może otrzymać odszkodowanie. W przeciwnym przypadku konieczne będzie pokrycie szkód z własnej kieszeni, co może nawet skończyć się dla firmy bankructwem.

Skupmy się jednak na ważnych dokumentach firmowych, które w pożarze mogą ulec bardzo łatwemu zniszczeniu. Przyjrzymy się bliżej kwestii dokumentów w firmie papierowej i elektronicznej. Jak je ochronić?

Dokumenty papierowe

Jeśli chcemy zabezpieczyć przed skutkami pożarów dokumenty papierowe, powinniśmy zakupić odpowiednią szafę ogniochronną, która będzie zabezpieczała je przed pożarem. Warto jednak wskazać, że nie ma stuprocentowo skutecznych szaf ogniotrwałych – w zależności od konstrukcji zabezpieczają one wnętrze przed pożarami przez określony czas.

W sprzedaży znajdziemy szafy ognioodporne przeznaczone do przechowywania segregatorów z dokumentami. W sprzedaży dostępne są również sejfy, w których możemy przechowywać inne kosztowności, które zasługują na szczególną ochronę. W szafach i sejfach stosuje się specjalne zabezpieczenia – systemy ruchomych rygli, zamki kluczowe albo zamki elektroniczne z certyfikatami.

Klasy odporności ogniowej określane są zgodnie z normą EN 1047-1. Przykładowo, klasa 60P pozwala na ochronę zwartości szafy przez czas 60 minut, z kolei 90P przez okres 90 minut. Im wyższa klasa szafy czy sejfu, tym wyższa będzie cena. Warto więc rozważyć, jaki model wybrać. Zasadniczo najlepszym rozwiązaniem będzie model o wyższej klasie, ponieważ nigdy nie wiemy, czy pożar będzie ugaszony przez strażaków w krótkim czasie.

Dokumenty elektroniczne

Dokumenty elektroniczne możemy zabezpieczyć przed skutkami pożarów taniej – nie ma wtedy potrzeby kupowania specjalnego sejfu albo szafy ognioodporne. Powinniśmy jednak pamiętać o tym, że komputery też narażone są na spalenie, więc ważnych danych w postaci elektronicznej nie powinniśmy przechowywać tylko na jednym komputerze w biurze. Wtedy ryzyko utraty dokumentów jest największe.

Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest robienie regularnych kopii zapasowych ważnych dokumentów i przechowywanie ich na zewnętrznych serwerach czy nośnikach. Aktualnie przedsiębiorcy mają również do dyspozycji specjalne programy działające w chmurze, czyli niewymagające instalacji na komputerze. Wtedy dostęp do danych odbywa się on-line i z dowolnego komputera, dlatego nawet w razie uszkodzenia komputerów firmowych w pożarze będzie można mieć dostęp do stosowanego na co dzień oprogramowania.