Jak przechowywać faktury VAT?

Jak przechowywać faktury VAT?
Jak przechowywać faktury VAT?

Przedsiębiorca powinien pamiętać o tym, że obowiązują go przepisy dotyczące przechowywania faktur VAT, a także innych dokumentów firmowych. Jakie warunki trzeba spełnić, aby faktury były odpowiednio chronione zgodnie z prawem?

Gdy zakładamy działalność gospodarczą, możemy zdecydować, w jaki sposób będziemy przechowywali faktury. Możemy trzymać je w swoim domu albo w biurze, ale możemy też skorzystać z usług biur rachunkowych, które będą te dokumenty przechowywały za nas. Oczywiście, na zmianę sposobu przechowywania dokumentów możemy zdecydować się też w trakcie prowadzenia działalności.

Skupmy się tutaj na przechowywaniu dokumentów przez przedsiębiorcę w jego siedzibie. O czym musimy wtedy pamiętać?

Obowiązek przechowywania faktur

Ustawa o VAT precyzuje, że każdy przedsiębiorca powinien przechowywać wystawione przez siebie albo w swoim imieniu faktury, a także duplikaty tych faktur oraz faktury otrzymane, w tym też duplikaty.

Przepisy wskazują też, że przechowywanie faktur powinno odbywać się z podziałem na okresy rozliczeniowe, pozwalające na łatwe odszukanie konkretnych dokumentów.

Metody przechowywania faktur

Tutaj do dyspozycji mamy dwa rozwiązania, a mianowicie faktury mogą być wystawione w formie papierowej albo elektronicznej, co wpływa również na metody ich przechowania.

Tradycyjne jest nadal korzystanie z faktur papierowych. Wówczas konieczne będzie stworzenie archiwum faktur. Najlepiej przechowywać je w segregatorach z podziałem na okresy rozliczeniowe.

Jeśli z kolei chodzi o faktury elektroniczne, wtedy należy robić to z uwzględnieniem autentyczności pochodzenia faktury (pewności co do tożsamości wystawcy faktury, usługodawcy czy dostarczającego towary), a także integralności treści (faktura nie może posiadać zmienionych danych). Faktury możemy przechowywać na serwerze firmowymi innych serwerach, na dyskach twardych, nośnikach takich jak płyty CD, pendrive. Powinniśmy jednak pamiętać o tym, aby regularnie wykonywać ich kopie zapasowe, aby nie narażać się na utratę tych ważnych dokumentów.

Ponadto w przepisach znajdziemy wskazanie, że faktury w formie elektronicznej powinny być bezzwłocznie dostępne w razie kontroli skarbowej czy do okazania organowi podatkowemu.

Przechowywanie faktur – odpowiednie miejsce

Przepisy określają również, w jakim miejscu należy przechowywać faktury. Gdy prowadzimy działalność w Polsce, powinny być one przechowywane na terenie kraju.

Odstępstwem od reguły jest przechowywanie faktur elektronicznych. Można przechowywać je też poza granicami kraju, ale powinny być one od razu dostępne przy kontroli.

Jak długo należy przechowywać faktury VAT?

Przepisy precyzują też, przez jak długi czas powinniśmy przechowywać faktury VAT, dokumenty korygujące faktury oraz duplikaty.

Dokumenty te powinny być przechowywane aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mowa tutaj o upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin do zapłaty podatku. Niektórzy przedsiębiorcy przechowują jednak faktury przez dłuższy okres, na wypadek kontroli. W przypadku faktur elektronicznych to żaden problem.