Jakie informacje w aktach osobowych pracownika?
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników na umowę o pracę zobowiązany jest do tego, aby prowadzić odpowiednia dokumentację. Zaliczają się do niej również akta osobowe pracownika. Jakie informacje muszą się w nich znajdować?
Obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy. Akta osobowe mogą być prowadzone przez pracodawcę samodzielnie lub może on zlecić te prace biurom rachunkowym.
Akta osobowe możemy podzielić na 3 część:
- część A – dotyczy dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę
- część B – obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i zatrudnienia pracownika
- cześć C – to dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia
Warto przy tym wskazać, że w aktach tych nie przechowuje on oryginałów, ale kopie i odpisy dokumentów. Oryginały należą do pracownika. Pracodawca musi też regularnie aktualizować te akta i chronić je przed dostępem przez niepowołane osoby i przed zniszczeniem.
Poniżej prezentujemy dokładny wykaz dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych pracowników i ich poszczególnych częściach.
Akta osobowe – część A
Tutaj przechowuje się dokumenty, które pracownik złożył, zanim został zatrudniony.
- kwestionariusz osobowy wypisany przez pracownika
- świadectwa pracy z poprzednich zakładów i innego rodzaju dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia pracownika
- świadectwa, certyfikaty, dyplomy oraz innego rodzaju dokumenty potwierdzające ukończenie szkół i kwalifikacje zawodowe
- orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy
- inne dokumenty
Akta osobowe – część B
W części B znajduje się najczęściej najwięcej dokumentów, jako że dotyczą one nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Głównym dokumentem w części B jest umowa o pracę, ale znajdziemy tutaj też inne dokumenty.
- umowa o pracę
- dokumentacja BHP, w tym zaświadczenie o zakończeniu szkolenia BHP
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia
- informacja o warunkach zatrudnienia, także tych objętych tajemnicą służbową
- dokument PIT-2
- oświadczenie o przekazywaniu wynagrodzenia na wskazane konto bankowe
- oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad dzieckiem do 14. roku życia
- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych
- dokumenty związane z nagrodami i wyróżnieniami oraz wymierzaniem kar porządkowych
- umowa o zakazie konkurencji
- dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, bezpłatnego lub wychowawczego
- orzeczenie lekarskie wydane w związku z badaniami
- oświadczenie o wypowiedzeniu warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
Akta osobowe – część C
Część C obejmuje dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, czyli zatrudnienia.
- oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
- kopia świadectwa pracy
- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy o pracę, jeżeli strony ją zawarły
- potwierdzenia wykonania czynności dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
- orzeczenie lekarskie wydane w związku z badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy