Obowiązek podawania danych przedsiębiorcy w dokumentach handlowych

Jako przedsiębiorca będziemy nawiązywali wiele nowych kontaktów z wieloma pomiotami, na przykład z klientami, kontrahentami czy z urzędami i instytucjami. Zgodnie z przepisami prawa, mamy wtedy obowiązek przekazania drugiej stronie określonych informacji o swojej działalności.

Konieczność ujawniania konkretnych danych o firmie w korespondencji, na przykład w oficjalnych pismach, zamówieniach handlowych, wynika z przepisów prawa, a dokładnie związana jest z bezpieczeństwem obrotu gospodarczego. Obowiązek ten ma na celu zapobieganie sytuacjom, gdy przedsiębiorca mógłby wprowadzić w błąd potencjalnego klienta czy kontrahenta. Warto o tym pamiętać, ponieważ w przeciwnym przypadku możemy narazić się na kary!

Zakres informacji, które musimy podawać w naszej firmowej korespondencji, zależny jest przede wszystkim od tego, jaką formę działalności prowadzimy.

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą (KRS i CEIDG)

Przepisy Ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej wskazują, że gdy jako przedsiębiorca oferujemy towary albo usługi w sprzedaży bezpośredniej albo w sprzedaży na odległość z użyciem środków masowego przekazu, internetu, druków bezadresowych, musimy podawać następujące informacje.

- dane firmy przedsiębiorcy, do których zaliczają się nazwa firmy lub nazwa przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a gdy działalność prowadzona jest przez osobę fizyczną – imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą

- numer identyfikacji podatkowej (NIP)

- siedzibę i adres firmy

Podmioty rejestrowane w KRS

Z kolei wtedy, gdy chodzi o działalność spółek, które muszą być rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), przepisy Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym wskazują, że musimy prezentować poniższe dane.

- firma lub nazwa

- siedziba i adres

- numer identyfikacji podatkowej (NIP)

- oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności

- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze

Obowiązek podawania powyższych danych nie dotyczy jednak tak zwanych oświadczeń woli skierowanych do osób będących ze spółką w stałych stosunkach umownych, na przykład komunikatów spółki, ofert handlowych.

Ponadto zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (k.s.h.), spółki mają obowiązek umieszczać we wszelkich pismach, zamówieniach handlowych i na stronach internetowych następujące informacje.

- firma spółki

- siedziba lub adres

- numer identyfikacji podatkowej (NIP)

- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze

- wysokość kapitału zakładowego, a w przypadku spółki, której umowę zawarto przy zastosowaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, dodatkowo informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione

Gdy spółka nie dopełni powyższych wymogów, wówczas może być nałożona kara w wysokości do 5 000 złotych.